Dans l’écosystème de la formation professionnelle, de nombreux acteurs opèrent sur plusieurs implantations : siège, antennes régionales, centres associés… La qualification “multi-sites” conditionne le périmètre de la certification Qualiopi, la façon dont les audits sont conduits, ainsi que la manière de faire évoluer le certificat en cas d’ouverture de nouveaux sites. Cet article fait le point sur ce que recouvre exactement la notion d’organisme “multi-sites” et sur ses implications pour Qualiopi.
1) Qu’appelle-t-on un organisme “multi-sites” au regard de Qualiopi ?
Un organisme est dit “multi-sites” lorsque plusieurs implantations relèvent d’un même système qualité et d’un même numéro de déclaration d’activité. Dans ce cadre, les sites partagent des procédures communes pilotées par une fonction centrale (généralement au siège), et sont inclus dans un programme de surveillance unique. Cette qualification suppose notamment de pouvoir fournir la liste exhaustive des sites concernés, avec leurs adresses et les types d’actions conduites sur chacun.
Le guide de lecture du Référentiel national qualité (RNQ) rappelle que la certification Qualiopi est une attestation délivrée par un tiers indépendant, sur la base d’un référentiel unique. Dans une organisation multi-sites, cette logique de “processus” s’apprécie à l’échelle de l’entité et de son système qualité commun, sous le pilotage de la fonction centrale.
2) Quel périmètre de certification pour un organisme multi-sites ?
Le périmètre de certification couvre l’ensemble des sites déclarés relevant de l’organisation. Concrètement, cela implique :
- une fonction centrale responsable de la cohérence du système qualité (procédures partagées, pilotage, contrôle interne) ;
- des sites appliquant ce système commun et entrant, à ce titre, dans le périmètre figurant sur le certificat.
La page officielle du ministère du Travail rappelle que la certification Qualiopi s’appuie sur un référentiel national et des modalités d’audit harmonisées, appliquées par des organismes certificateurs accrédités par le Cofrac ou par des instances de labellisation reconnues. Cette architecture garantit une lecture uniforme du périmètre, quel que soit le secteur d’activité.
3) Comment se déroule l’audit d’un organisme multi-sites ?
Deux éléments structurent l’audit :
- L’audit de la fonction centrale. Il est systématique. L’auditeur (ou l’équipe d’audit) évalue le pilotage global, la maîtrise des processus communs et la manière dont la fonction centrale s’assure de l’application du RNQ sur l’ensemble des implantations.
- Un échantillonnage de sites. Tous les sites ne sont pas auditables en une seule fois ; un échantillon est sélectionné pour vérifier, sur le terrain, l’application concrète des exigences du RNQ. Cette logique d’échantillonnage n’exonère pas les sites non visités : la conformité s’apprécie à l’échelle de l’ensemble de l’organisme.
4) Passer de “mono-site” à “multi-sites” : quelles conséquences ?
Lorsqu’un organisme change de statut (par exemple, passage de mono-site à multi-sites), un nouvel audit initial est requis afin de vérifier les conditions spécifiques au multi-sites, notamment le rôle et l’efficacité de la fonction centrale. À l’issue de cet audit, un nouveau certificat est émis, mentionnant les sites concernés et avec une nouvelle date de validité.
Cette exigence vise à s’assurer que le système qualité a bien été adapté à l’échelle multi-sites : gouvernance, mutualisation des pratiques, contrôle interne, et maîtrise des indicateurs du RNQ, y compris sur les implantations non auditées lors d’un cycle donné.
5) Ajouter de nouveaux sites au cours du cycle de certification
L’ajout d’un ou plusieurs sites durant la période de validité du certificat obéit à des règles spécifiques. Selon l’arrêté du 31 mai 2023, si un seul nouveau site est ajouté, ce site doit être audité avant d’être intégré au périmètre. S’il s’agit de plusieurs nouveaux sites, le texte prévoit un échantillonnage : le nombre de sites à auditer est égal à la racine carrée du nombre de nouveaux sites (arrondie à l’entier le plus proche). Cet audit additionnel s’effectue en plus de la surveillance prévue au plan d’audit.
Ce mécanisme permet d’intégrer des évolutions d’implantation tout en conservant une assurance raisonnable sur l’homogénéité des processus, sans attendre l’échéance de l’audit de surveillance ou de renouvellement.
6) Ce que l’audit vérifie dans un contexte multi-sites
Sans entrer dans des recommandations pratiques, on peut rappeler la logique d’évaluation :
- Cohérence du système : existence et application d’un corpus commun (procédures, enregistrements, dispositifs d’évaluation), sous l’autorité de la fonction centrale.
- Maîtrise documentaire et traçabilité : capacité à démontrer l’application du RNQ sur l’ensemble du périmètre (sites échantillonnés et non échantillonnés).
- Surveillance interne : organisation de la revue, traitement des non-conformités, et diffusion des décisions qualité à l’échelle du réseau de sites.
Ces points s’apprécient au regard des 7 critères et des 32 indicateurs du RNQ, à la mesure des actions réalisées (formation, VAE, bilans de compétences, apprentissage le cas échéant). Le référentiel de lecture ministériel sert ici de cadre unique d’interprétation.
7) Quelle articulation avec le certificat et ses mentions ?
Le certificat Qualiopi reflète le périmètre tel qu’il a été audité et validé. Dans un contexte multi-sites, la mention des sites et l’actualisation éventuelle de la liste relèvent des règles rappelées ci-dessus : passage à l’échelle multi-sites (nouvel audit initial), intégration de nouveaux sites (audit du site ou échantillonnage), maintien de la surveillance selon le programme applicable. Ces éléments s’inscrivent dans la gouvernance nationale de la certification, sous l’égide du ministère du Travail et de France compétences.
8) En résumé
- La qualification “multi-sites” renvoie à une organisation unique, pilotée par une fonction centrale, avec un système qualité commun et une liste exhaustive des implantations.
- L’audit comporte l’évaluation de la fonction centrale et l’échantillonnage de sites ; la conformité s’apprécie pour l’ensemble de l’organisme.
- Le passage de mono à multi-sites implique un nouvel audit initial et l’émission d’un nouveau certificat.
- L’ajout de nouveaux sites en cours de cycle nécessite un audit préalable (ou un échantillonnage si plusieurs sites sont ajoutés), avant intégration au périmètre du certificat.