Se faire certifier Qualiopi

CAPCERT est reconnu par le Comité Français d’Accréditation (COFRAC) pour certifier QUALIOPI les OPAC.

Logo Qualiopi 300dpi Avec Marianne

Qualiopi, c’est quoi ?

QUALIOPI, c’est le nom de la certification liée au Référentiel National Qualité portant sur la qualité des pratiques des OPAC.
Ce référentiel comporte 7 critères sur la qualité des actions de formation répartis en 32 indicateurs d’appréciation de ces critères.
Le référentiel et les indicateurs prennent notamment en compte les spécificités des publics accueillis et des actions dispensées par apprentissage.

Photo QUALIOPI cest quoi site CAPCERT Moyen

Démarche qualité

Qualiopi, c’est pourquoi ?

L’objectif est de renforcer le professionnalisme des OPAC en les engageant dans une démarche qualité soumise à une évaluation externe indépendante. En effet, contrairement à DATADOCK, la certification n’est acquise qu’à l’issue d’un audit rigoureux, réalisé par un certificateur reconnu par le COFRAC.

Référentiel National Qualité

Qualiopi, c’est pour qui ?

En accord avec la loi du 5 septembre 2018, modifiée par l’ordonnance 2020-387 du 1er avril 2020 portant sur des mesures d’urgence en matière de formation professionnelle afin de faire face aux conséquences économiques, les OF (organismes de formations), CFA (Centre de Formation d’Apprentis), VAE (Validation des acquis de l’expérience) et CBC (Centres de Bilans de compétences), doivent, à partir du 1er janvier 2022, être certifiés selon le Référentiel National Qualité (Qualiopi) afin de pouvoir bénéficier de financements par des fonds publics ou paritaires. Cette certification vient en remplacement les dispositifs actuels, CNEFOP et DATADOCK. Elle s’applique à tous types d’organismes :

  • Quel que soit le statut sous lequel vous délivrez vos actions OPAC : portage auto-entrepreneur, artisan, association, société, etc.
  • Quel que soit votre effectif et donc même si vous êtes seul

    Quels avantages à être certifié Qualiopi ?

    • Pérenniser son activité
    • Diversifier des sources de revenus
    • Remporter de nouveaux marchés
    • Avoir accès aux subventions publiques et paritaires

    Y a-t-il des pré-requis ?

    L’unique pré-requis pour être audité afin de décrocher le certificat est de disposer d’un Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) auprès de la DIRECCTE. Pour les nouveaux entrants, la copie de la demande d’enregistrement suffit.

    Bien évidemment, vous allez devoir prouver le respect des exigences vous concernant parmi les 7 critères et 32 indicateurs du Référentiel National Qualité – RNQ.

    étape par étape

    Votre certification Qualiopi pas à pas

    • 1.

      Prise de contact, faisabilité et devis

    • 2.

      Planification de l’audit

    • 3.

      Réalisation de votre audit initial et traitement des écarts éventuels

    • 4.

      Décision de certification par des experts indépendants et impartiaux

    • 5.

      Émission du certificat (validité 3 ans)

    • 6.

      Planification et réalisation de votre audit de surveillance

      aux alentours du 18ème mois suivant la date de certification (entre le 14ème et le 22ème mois)

    Tarifs

    CAPCERT a établi des tarifs calculés au plus juste pour permettre de traiter de manière équitable l’ensemble des demandes. Ils sont basés sur un coût forfaitaire transparent, révisable et sont disponibles sur simple demande.
    CAPCERT applique des tarifs selon un coût jour forfaitaire incluant les durées sur site et hors site de préparation et de rapport. Les frais de certification sont inclus dans nos offres contractuelles, seuls les frais de déplacement et d’hébergement de nos auditeurs vous seront facturés en sus.
    Le calcul des durées d’audit est strictement réalisé selon les exigences du Référentiel National Qualité, sans aucune discrimination.

    Transfert

    Il est tout à fait possible de faire transférer un dossier issu d’un organisme de certification vers CAPCERT.
    Il faudra néanmoins respecter certaines règles.

    Rappel des critères Qualiopi

    Critère 1 : Les conditions d'information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus

    1. Le prestataire diffuse une information accessible au public, détaillée et vérifiable sur les prestations proposées : prérequis, objectifs, durée, modalités et délais d’accès, tarifs, contacts, méthodes mobilisées et modalités d’évaluation, accessibilité aux personnes handicapées.

    2. Le prestataire diffuse des indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations mises en oeuvre et des publics accueillis.

    3. Lorsque le prestataire met en oeuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle, il informe sur les taux d’obtention des certifications préparées, les possibilités de valider un/ou des blocs de compétences, ainsi que sur les équivalences, passerelles, suites de parcours et les débouchés.

    Critère 3 : L'adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d'accueil, d'accompagnement, de suivi et d'évaluation mises en oeuvre

    9. Le prestataire informe les publics bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation.

    10. Le prestataire met en oeuvre et adapte la prestation, l’accompagnement et le suivi aux publics bénéficiaires.

    11. Le prestataire évalue l’atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation.

    12. Le prestataire décrit et met en oeuvre les mesures pour favoriser l’engagement des bénéficiaires et prévenir les ruptures de parcours.

    13. Pour les formations en alternance, le prestataire, en lien avec l’entreprise, anticipe avec l’apprenant les missions confiées, à court, moyen et long terme, et assure la coordination et la progressivité des apprentissages réalisés au centre de formation et en entreprise.

    14. Le prestataire met en oeuvre un accompagnement socio-professionnel, éducatif et relatif à l’exercice de la citoyenneté.

    15. Le prestataire informe les apprentis de leurs droits et devoirs en tant qu’apprentis et salariés ainsi que des règles applicables en matière de santé et de sécurité en milieu professionnel.

    16. Lorsque le prestataire met en oeuvre des formations conduisant à une certification professionnelle, il doit s’assurer que les conditions de présentation des bénéficiaires à la certification respectent les exigences formelles de l’autorité de certification.

    Critère 5 : La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en oeuvre les prestations

    21. Le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des différents intervenants internes et/ou externes, adaptées aux prestations.

    22. Le prestataire entretient et développe les compétences de ses salariés, adaptées aux prestations qu’il délivre.

    Critère 7 : Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées

    30. Le prestataire recueille les appréciations des parties prenantes : bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques et entreprises concernées.

    31. Le prestataire met en oeuvre des modalités de traitement des difficultés rencontrées par les parties prenantes, des réclamations exprimées par ces dernières, des aléas survenus en cours de prestation. 32. Le prestataire met en oeuvre des mesures d’amélioration à partir de l’analyse des appréciations et des réclamations.

    Critère 2 : L'identification précise des objectifs des prestations proposées et l'adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires lors de la conception des prestations

    4. Le prestataire analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l’entreprise et/ou le(s) financeur(s) concerné(s).

    5. Le prestataire définit les objectifs opérationnels et évaluables de la prestation.

    6. Le prestataire établit les contenus et les modalités de mise en oeuvre de la prestation, adaptés aux objectifs définis et aux publics bénéficiaires.

    7. Lorsque le prestataire met en oeuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle, il s’assure de l’adéquation du ou des contenus de la prestation aux exigences de la certification visée.

    8. Le prestataire détermine les procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation.

    Critère 4 : L'adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement aux prestations mises en oeuvre

    17. Le prestataire met à disposition ou s’assure de la mise à disposition des moyens humains et techniques adaptés et d’un environnement approprié (conditions, locaux, équipements, plateaux techniques…).

    18. Le prestataire mobilise et coordonne les différents intervenants internes et/ou externes (pédagogiques, administratifs, logistiques, commerciaux…).

    19. Le prestataire met à disposition du bénéficiaire des ressources pédagogiques et permet à celui-ci de se les approprier.

    20. Le prestataire dispose d’un personnel dédié à l’appui à la mobilité nationale et internationale, d’un référent handicap et d’un conseil de perfectionnement.

    Critère 6 : L'inscription et l'investissement du prestataire dans son environnement professionnel

    23. Le prestataire réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements.

    24. Le prestataire réalise une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans ses secteurs d’intervention et en exploite les enseignements.

    25. Le prestataire réalise une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques permettant une évolution de ses prestations et en exploite les enseignements.

    26. Le prestataire mobilise les expertises, outils et réseaux nécessaires pour accueillir, accompagner/former ou orienter les publics en situation de handicap.

    27. Lorsque le prestataire fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, il s’assure du respect de la conformité au présent référentiel.

    28. Lorsque les prestations dispensées au bénéficiaire comprennent des périodes de formation en situation de travail, le prestataire mobilise son réseau de partenaires socio-économiques pour co-construire l’ingénierie de formation et favoriser l’accueil en entreprise.

    29. Le prestataire développe des actions qui concourent à l’insertion professionnelle ou à la poursuite d’études par la voie de l’apprentissage ou par toute autre voie permettant de développer les connaissances et leurs compétences.

    Décrêt n°564 relatif à la qualité des actions de la formation professionnelle

    Décrêt n°565 relatif au référentiel national sur la qualité des actions concourant au développement des compétences

    Guide de lecture du Référentiel National Qualité

    FAQ

    Foire aux Questions

    Quelles sont les conditions pour s'engager vers la certification ?

    Aucune condition autre que de disposer d’un NDA (Numéro de Déclaration d’Activité). Vous pouvez vous engager, quelle que soit votre statut (association, portage, auto-entrepreneur, SARL, SA…).

    Quel est le coût de la certification Qualiopi ?

    Les durées d’audit sont imposées par le Référentiel National Qualiopi et surveillées par le COFRA. Tous les certificateurs appliquent les mêmes. Par exemple pour un organisme ne réalisant que de la formation pour un CA inférieur à 150 k€, c’est une journée en audit initial. Ensuite le coût de la journée d’audit dépend du certificateur. Contactez-nous pour en savoir plus.

    Dois-je être sur Datadock ?

    Le référencement DATADOCK suffit jusqu’au 31 décembre 2021, ensuite Qualiopi prendra le relais. Si vous n’êtes pas sur DATADOCK, alors il est très fortement conseillé de vous faire certifier Qualiopi, puis de vous faire enregistrer sur DATADOCK pour couvrir la période de transition jusqu’au 31/12/2021.

    Combien de temps y a-t-il entre l'audit et la remise du certificat ?

    Si votre audit ne relève aucune non-conformité, cela peut aller très très vite, en deçà de quinze jours. Si votre audit a relevé de non-conformités, il faut ajouter le temps de traitement de celles-ci et de la validation de l’auditeur.

    Les audits peuvent-ils être réalisés à distance ?

    Un audit peut être réalisé à distance si vous disposez d’une technologie nécessaire au bon déroulement de ce type d’audit (outil de partage de documents, outil visio…).
    Si vous souhaitez que votre audit initial soit réalisé à distance, CAPCERT étude sa faisabilité et vous fera part de sa décision.
    Si votre audit initial est effectué à distance, votre audit de surveillance à 18 mois devra se réaliser en présentiel !

    Je commence à peine mon activité, puis je être QUALIOPI ?

    Oui, si vous respectez les exigences du Référentiel National Qualité.

    J’envisage de créer mon activité de formation, puis-je passer à la certification QUALIOPI ?

    Oui, il faudra démontrer la signature d’une première convention et nous transmettre le récépissé de dépôt de votre demande de NDA (Numéro de Déclaration d’Activité) auprès de la DIRECCTE.
    Pas de restriction de statut ni d’effectif..

    J’ai déjà le DATADOCK, ai-je besoin d’une certification QUALIOPI ?

    Jusqu’au 31/12/2021, non, mais à partir du 01/01/2022 oui.
    D’où l’intérêt d’anticiper « l’embouteillage » du dernier semestre…

    Une association peut-elle être certifiée ?

    Oui, bien sûr, cela vous donnera encore plus de crédibilité si vous recevez des fonds publics.

    Ai-je l'obligation d'être certifié ?

    La certification deviendra obligatoire à partir du 01/01/2022 si vous voulez bénéficier de financements publics ou paritaires (ANPE, OPCO, Région, etc.).

    Quel est le délai moyen pour planifier une date d'audit initial ?

    Dès réception de notre devis signé et des pièces demandées, cela peut aller très vite, inférieur à un mois. Ce n’est toutefois pas une raison pour laisser trainer, car la pression sur les certificateurs se fera croissante et les délais vont considérablement s’allonger.

    Les sous-traitants doivent-ils être certifiés ?

    Si vous faites intervenir des sous-traitants pour animer des formations, ils n’ont pas l’obligation d’être eux-mêmes certifiés. Par contre vous devez vous assurer que lesdits sous-traitants respectent les exigences du référentiel lorsqu’ils interviennent pour vous.

    Que se passe t-il si l'audit relève des non-conformités ?

    C’est le Référentiel National Qualité qui détermine la gravité de l’écart attaché à chaque indicateur. En cas de non-conformité mineure, l’auditeur doit accepter votre plan d’actions (prévisionnel). En cas non-conformité majeure, l’auditeur doit en plus s’assurer de la preuve de sa mise en place. Lorsque toutes les non-conformités sont traitées, votre certification est acquise.

    A quoi correspondent les frais de certification/ frais de gestion ?

    Ces frais équivalent à une centaine d’euros, représentent le temps dédié à l’analyse de votre dossier de certification et à l’émission d’un certificat. Votre dossier de certification est également analysé par des experts qui prennent la décision finale de certification afin de préserver l’impartialité.

    J’ai le temps pour me faire certifier QUALIOPI ?

    Même si la date butoir a été repoussée du 31/12/2020 au 31/12/2021, des milliers d’organismes de formation vont devoir se faire auditer courant 2021.
    Vous pouvez attendre le dernier trimestre pour vous faire certifier mais il risque d’y avoir un « embouteillage » auprès des organismes certificateurs.

    Peut-on changer d’organisme certificateur ?

    Oui, à n’importe quel moment. C’est votre nouveau certificateur qui se chargera des démarches. Il faudra vérifier par exemple qu’il n’y a pas de réclamation ou de plainte en cours avec l’ancien organisme et qu’il n’y a pas de non-conformité non traitée.

    J’ai créé mais je ne suis pas DATADOCK, que dois-je faire ?

    Si vous voulez que vos prestations soient éligibles aux financements, il faut être DATADOCK. Si vous êtes certifié QUALIOPI, il vous suffira de télécharger votre certificat sur votre compte DATADOCK.

    Quelle est la durée de mon audit ?

    Les durées d’audit sont encadrées par la législation et vérifiées par le COFRAC.
    Les durées dépendent essentiellement de votre chiffre d’affaires, du nombre de catégories d’actions concernées (formation et/ou formation d’apprentie et/ou bilan de compétences et/ou validation des acquis d’expérience) et du nombre de sites compris dans le périmètre de certification.

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