Lorsque le Référentiel national qualité a rendu la certification Qualiopi obligatoire pour mobiliser des fonds publics ou mutualisés, certains prestataires d’actions de formation ont découvert avec surprise que la procédure allait les accompagner sur plusieurs années : audit initial, audit de surveillance et audit de renouvellement.
La crise sanitaire du Covid‑19 a introduit le recours aux audits à distance pour ne pas bloquer les demandes, puis la dérogation a pris fin. Aujourd’hui encore, de nombreuses organisations s’interrogent : peut‑on demander un audit Qualiopi en visioconférence ? Qui décide ? Quelles sont les limites et les obligations à respecter ?
Ce tour d’horizon présente le cadre réglementaire actuel, rappelle les bonnes pratiques pour organiser un audit à distance et souligne les conditions techniques et humaines qui entourent ce dispositif.
Un dispositif encadré par la réglementation
L’audit initial : retour au présentiel depuis juillet 2022
Le premier audit permet au certificateur de vérifier que l’organisme dispose d’un système qualité conforme aux sept critères du référentiel. L’arrêté du 6 juin 2019 prévoit qu’il doit se dérouler sur site : l’auditeur doit observer l’environnement de travail, les outils et les supports pédagogiques de l’organisme.
Pendant la pandémie de Covid‑19, un arrêté a autorisé à titre dérogatoire la réalisation d’un audit initial en visioconférence jusqu’au 1ᵉʳ juillet 2022. Cette possibilité a pris fin ; depuis lors, tous les audits initiaux doivent être réalisés en présentiel. Les formateurs indépendants ou structures sans locaux permanents doivent proposer un lieu approprié (salle de réunion louée, espace de coworking) afin que l’auditeur puisse constater la conformité des moyens matériels et des processus.
L’audit de surveillance : à distance par défaut mais sous conditions
L’audit de surveillance intervient entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois suivant la délivrance du certificat. À la différence de l’audit initial, il peut se tenir en visioconférence, ce qui permet de réduire les déplacements et de concentrer l’évaluation sur les écarts éventuels. La durée est en général deux fois plus courte que celle de l’audit initial et reste identique qu’il soit réalisé à distance ou sur site. Toutefois, l’arrêté du 31 mai 2023 fixe quatre situations dans lesquelles l’audit de surveillance doit se dérouler en présentiel :
- Signalement ou réclamation : lorsqu’une plainte est reçue et jugée recevable, l’organisme certificateur doit programmer un audit sur site ;
- Analyse de risque défavorable : si l’auditeur a détecté des non‑conformités majeures ou des évolutions qui fragilisent le système lors de l’audit précédent, le contrôle doit se faire sur place;
- Multi‑sites avec échantillonnage : pour les organismes disposant de plusieurs établissements, le certificateur doit prévoir la visite de certains sites et ajouter une demi‑journée par site échantillonné ;
- À la demande de l’organisme audité : depuis 2023, l’entité certifiée peut demander à revenir au présentiel si elle estime que le format distant ne permet pas d’évaluer correctement certaines activités.
L’audit de surveillance : à distance par défaut mais sous conditions
Trois ans après la certification, l’audit de renouvellement ouvre un nouveau cycle. Le Code du travail stipule qu’il doit être réalisé sur place, comme un audit initial : l’auditeur vérifie la mise en œuvre des actions correctives issues de l’audit de surveillance et la pérennité du système qualité. La décision de renouvellement doit intervenir avant l’échéance du certificat. Cette exigence de retour sur site garantit que la démarche qualité reste ancrée dans la réalité opérationnelle de l’organisme.
Organiser un audit Qualiopi à distance
Lorsque le contexte permet un audit de surveillance en visioconférence, l’organisation doit anticiper plusieurs aspects. La réglementation précise que la durée de l’audit couvre uniquement la réunion d’ouverture, la phase d’évaluation et la réunion de clôture ; la préparation, la planification et la rédaction du rapport ne sont pas incluses. Il n’est donc pas question de réduire le temps consacré au contrôle sous prétexte qu’il se déroule en ligne. Pour que l’audit se déroule dans de bonnes conditions, le prestataire doit :
- Garantir une connexion de qualité : l’auditeur attend une image nette et un son clair. Il est recommandé de tester la connexion et les outils de visioconférence (Zoom, Teams, etc.) avant le jour J et de prévoir une solution de secours en cas de coupure ;
- Numériser et structurer les preuves : toutes les pièces justificatives doivent être disponibles au format numérique, classées par critère et indicateur du référentiel afin de pouvoir être ouvertes instantanément lors du partage d’écran ;
- Mobiliser les acteurs clés : chaque responsable de processus (qualité, formation, administratif, etc.) doit être présent à l’heure prévue. Un coordinateur interne facilite la gestion de la “salle virtuelle” et veille à ce que les interventions s’enchaînent sans heurt ;
- Veiller à la confidentialité : il convient de fermer les courriels et applications non nécessaires et de s’assurer que les informations sensibles ne sont pas partagées accidentellement.
Cette préparation demande un investissement équivalent à celui d’un audit sur site, car l’auditeur doit pouvoir examiner les procédures, vérifier l’accessibilité des formations, les évaluations des apprenants et les retours des financeurs. La durée d’un audit s’exprime en demi‑journées et ne peut pas être compressée.
Conclusion
L’audit Qualiopi à distance s’inscrit aujourd’hui dans un cadre réglementaire clair : obligatoire sur site pour l’audit initial et le renouvellement, autorisé pour l’audit de surveillance sauf en cas de signalements, de risques identifiés, d’échantillonnage multi‑sites ou à la demande de l’organisme. Les durées et exigences restent identiques quel que soit le format, et la préparation nécessite une organisation technique et documentaire rigoureuse.
Pour CAPCERT, organisme certificateur multiréférentiel, ces principes constituent le socle de la démarche d’audit. Qu’il s’agisse de préparer un audit de surveillance en visioconférence ou de programmer un retour sur site pour un audit de renouvellement, nos équipes s’appuient sur la réglementation et sur une expertise technique éprouvée afin de garantir la fiabilité des évaluations. La flexibilité offerte par le distanciel doit être considérée comme un outil au service de la qualité et non comme une simplification : un audit à distance bien conduit exige un système de management solide, des documents accessibles et l’implication de toutes les parties. Rester vigilant sur les limites et se conformer strictement aux exigences légales permet de préserver la crédibilité de la certification Qualiopi et d’accompagner les prestataires de formation dans une amélioration continue.