I. Introduction
A. Comprendre l’importance de l’audit Qualiopi initial
L’audit Qualiopi initial est obligatoire pour les organismes de formation souhaitant obtenir la certification Qualiopi, un référentiel de qualité reconnu par l’État français. Cette certification est devenue obligatoire pour accéder aux financements publics de la formation professionnelle depuis début 2022. Pour beaucoup, réussir cet audit initial est essentiel pour la survie et le développement de leurs entreprises.
B. Ce que l’on peut attendre de cet article
Cet article vise à vous guider de manière approfondie à travers le processus de l’audit Qualiopi initial. Nous aborderons sa définition, les éléments clés du processus, les étapes de préparation, le déroulement de l’audit, l’interprétation des résultats et les avantages d’un audit réussi. Nous examinerons également les défis et écueils courants afin de vous aider à les éviter.
II. Qu’est-ce que l’audit initial Qualiopi ?
A. Définition et objectif
L’audit initial Qualiopi est une évaluation approfondie réalisée par un organisme certificateur accrédité (c’est le cas de CAPCERT), visant à vérifier la conformité d’un organisme de formation aux exigences du guide de lecture Qualiopi sous sa version en vigueur. Cet audit a pour objectif de s’assurer que l’organisme dispose d’un système de management de la qualité efficace, conforme aux critères de la certification.
L’audit initial permet donc de :
- Évaluer la conformité de l’organisme de formation aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). Ce référentiel définit les 7 critères de qualité que doivent respecter les organismes de formation pour obtenir la certification Qualiopi.
- Identifier les points forts et les points faibles de l’organisme de formation. L’auditeur Qualiopi fournira à l’organisme de formation un rapport détaillé dans lequel il recensera ses observations.
- Mettre en place un plan d’actions pour en cas de non-conformité mineure ou majeure.
Pour faire simple :
Son objectif est de vérifier si l’organisme de formation respecte les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ), couvrant sept domaines clés :
- Information et communication
- Conception des prestations
- Réalisation des prestations
- Gestion des ressources humaines et matérielles
- Évaluation des prestations
- Développement de l’organisme
- Pilotage et management
Ainsi, l’audit permet de confirmer la capacité de l’organisme à proposer des formations de qualité répondant aux besoins des publics et à satisfaire aux attentes des parties prenantes.
B. Qui doit se soumettre à l’audit initial ?
Tous les organismes proposant des actions de formation professionnelle continue, d’apprentissage ou de formation par alternance, et souhaitant accéder aux financements publics, sont dans l’obligation de se faire certifier Qualiopi. Comme vous l’aurez compris, cette certification est un prérequis incontournable pour obtenir des fonds de la part des OPCO, de Pôle Emploi, de la Région ou d’autres financeurs publics !
C. Principaux éléments du processus d’audit
Le processus d’audit Qualiopi initial comprend plusieurs étapes clés :
- Demande de certification : L’organisme de formation contacte un organisme certificateur accrédité et soumet sa demande de certification.
- Étude documentaire : L’organisme certificateur examine la documentation fournie par l’organisme de formation afin de vérifier sa recevabilité pour passer à l’audit initial.
- Planification de l’audit : le certificateur CAPCERT planifie avec l’organisme de formation l’audit. Pour cela, il missionne une équipe d’audit qui va définir une date avec le client.
- Réalisation de l’audit : L’auditeur indépendant se rend sur site pour mener l’audit, rencontrer les dirigeants et responsables de l’organisme, observer les pratiques en place et examiner les documents pertinents.
- Rédaction du rapport d’audit : L’auditeur rédige un rapport d’audit détaillant ses observations, conclusions.
- Notification des résultats : L’organisme certificateur notifie à l’organisme de formation les résultats de l’audit, lui indiquant s’il est conforme ou non aux exigences du RNQ (Référentiel National Qualité)
- Décision de certification : En cas de conformité, l’organisme certificateur délivre la certification Qualiopi à l’organisme de formation (Évaluation de la conformité aux 7 critères et 32 indicateurs du référentiel Qualiopi)
D. Rapide glossaire sur les audits Qualiopi :
- audit de surveillance : l’audit de surveillance Qualiopi est une vérification périodique pour assurer la conformité continue aux normes de qualité après l’obtention de la certification initiale.
- audit complémentaire : l’audit complémentaire Qualiopi intervient pour vérifier la mise en conformité suite à des non-conformités majeures détectées lors d’un audit initial ou de surveillance
- audit de renouvellement : l’audit de renouvellement Qualiopi évalue la conformité d’un organisme de formation avant l’expiration de la certification pour garantir la continuité de la qualité des prestations.
- audit de certification : l’audit de certification Qualiopi est une évaluation initiale visant à vérifier la conformité d’un organisme de formation aux exigences du référentiel national qualité
- bilan de compétences : le bilan de compétences est une démarche qualité permettant aux individus d’évaluer leurs compétences professionnelles et personnelles pour mieux orienter leur carrière et leurs projets futurs
III. Préparation de l’audit
Important : Avant l’audit, l’organisme de formation doit rassembler des documents tels que : le récépissé de déclaration d’activité, le bilan pédagogique et financier, un organigramme la liste des actions réalisées, un KBIS…
IV. Le processus d’audit inital Qualiopi
A. Examen de la documentation
Les auditeurs commenceront par examiner en détail la documentation fournie par l’organisme de formation. Ils vérifieront la cohérence et l’exhaustivité des éléments du système qualité, ainsi que leur adéquation avec les critères du référentiel Qualiopi.
B. Entretiens et observations
Poursuivant le plan d’audit, ces mêmes auditeurs mèneront en parallèle des entretiens approfondis avec le personnel clé (direction, responsables, formateurs, etc.) afin de s’assurer de la bonne mise en œuvre des information documentées (procédures et documents). Ils pourront observer également les activités de l’organisme sur le terrain pour valider la conformité des pratiques.
C. Évaluation de la conformité aux critères de Qualiopi
À l’issue de ces différentes étapes, les auditeurs évalueront la conformité de l’organisme aux 7 critères et 32 indicateurs Qualiopi du guide de lecture du Référentiel National Qualité Qualiopi. Ils identifieront les éventuelles non-conformités et formuleront leurs conclusions.
Pour rappel, l’auditeur évaluera la conformité de l’organisme de formation aux 7 critères du RNQ :
- Information et communication
- Conception des prestations
- Réalisation des prestations
- Gestion des ressources humaines et matérielles
- Évaluation des prestations
- Développement de l’organisme
- Pilotage et management
V. Comprendre les résultats
A. Différents résultats et implications
Le rapport d’audit pourra déboucher sur trois résultats possibles :
- Conformité : la certification Qualiopi est délivrée pour une durée de 3 ans.
- Non-conformité mineure : un plan d’action. Doit être rédigé par l’organisme et accepté par l’équipe d’audit.
- Non-conformité majeure : un plan d’action avec les preuves associées doivent être transmis par l’organisme et accepté par l’équipe d’audit.
B. Traiter les éventuelles non-conformités
En cas de non-conformité, l’organisme doit mettre en place un plan d’actions correctives détaillé, avec des responsabilités et des délais précis. Un audit de suivi sera ensuite réalisé pour vérifier la mise en œuvre effective de ces actions.
C. Importance du retour d’information et de l’amélioration
Quel que soit le résultat, l’organisme doit capitaliser sur le retour d’information des auditeurs pour mettre en place un plan d’action approprié et améliorer en continu son système de management de la qualité. Cette démarche d’amélioration continue est d’ailleurs l’un des principes clés de la certification Qualiopi.
VI. Avantages d’un audit initial réussi
A. Renforcement de la réputation et de la crédibilité
L’obtention de la certification Qualiopi renforce considérablement la réputation et la crédibilité de l’organisme de formation auprès de ses clients, des financeurs publics et des partenaires :
- Démonstration d’un engagement envers la qualité:
- La certification Qualiopi atteste de l’engagement de l’entreprise à fournir des prestations de formation de qualité, répondant aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ).
- Elle met en lumière les efforts déployés pour structurer les processus, améliorer en continu les pratiques et garantir la satisfaction des apprenants.
- Reconnaissance de la professionnalisme et du savoir-faire:
- Obtenir la certification Qualiopi démontre le professionnalisme et le savoir-faire de l’entreprise en matière de formation.
- Elle souligne sa maîtrise des compétences et des méthodologies nécessaires à la conception, à la réalisation et à l’évaluation de formations de qualité.
- Un gage de confiance pour les clients et partenaires:
- La certification Qualiopi inspire confiance aux clients et partenaires, les assurant du sérieux et de la fiabilité de l’entreprise dans le domaine de la formation.
- Elle constitue un atout différenciant sur le marché, permettant de se démarquer de la concurrence et d’attirer une clientèle plus exigeante.
- Accès à des appels d’offres et marchés publics:
- De plus en plus de donneurs d’ordres, notamment dans le cadre des marchés publics, exigent que les prestataires de formation soient certifiés Qualiopi.
- La certification ouvre donc l’accès à de nouvelles opportunités commerciales et permet de répondre à des appels d’offres plus sélectifs.
- Renforcement de la culture qualité au sein de l’entreprise:
- Le processus de certification Qualiopi implique une remise en question des pratiques et favorise une culture qualité au sein de l’entreprise.
- Cela se traduit par une meilleure implication des collaborateurs, une recherche constante d’amélioration et une plus grande cohérence dans les actions de formation.
B. Accès aux financements publics et aux subventions
La certification Qualiopi est obligatoire pour accéder aux fonds publics de la formation professionnelle. Un audit initial réussi ouvre donc la porte à ces importantes sources de financement.
C. Amélioration de la qualité de l’offre de formation
La mise en place d’un système de management de la qualité conforme au référentiel Qualiopi permet également d’améliorer de manière continue la qualité des formations proposées.
VII. Défis et écueils communs
A. Manque de préparation
Un manque de préparation en amont de l’audit, que ce soit au niveau de la documentation ou de la maîtrise des exigences du référentiel, est l’un des principaux écueils rencontrés par les organismes de formation.
B. Mauvaise interprétation des exigences
Une compréhension imparfaite ou erronée des critères et indicateurs du référentiel Qualiopi peut également conduire à des non-conformités évitables.
C. Documentation inadéquate
Une documentation incomplète, mal organisée ou obsolète rend le travail des auditeurs beaucoup plus difficile et augmente les risques de non-conformité.
L’audit initial Qualiopi est donc une étape cruciale pour les organismes de formation, mais qui peut être maîtrisée avec une préparation adéquate et une bonne compréhension des exigences du référentiel. En suivant les conseils de cet article, vous serez en mesure de traverser cette étape sereinement et de bénéficier pleinement des avantages de la certification Qualiopi.
Pour conclure sur l’audit initial Qualiopi, ce que vous devriez retenir, c’est :
- Processus obligatoire pour obtenir des financements : l’audit initial Qualiopi est un processus obligatoire pour obtenir la certification Qualiopi, qui garantit la qualité des organismes de formation en France. Les organismes de formation doivent le faire depuis le 1er janvier 2022 pour bénéficier bénéficier de financements publiques ou mutualiser, et que leurs stagiaires puissent utiliser leur compte personnel de formation (CPF). L’audit est réalisé par un organisme certificateur accrédité, comme CAPCERT.
- Principes de l’audit Qualiopi : l’audit Qualiopi vise à vérifier si l’organisme de formation respecte les critères de qualité définis par le référentiel national Qualiopi. Ces critères portent sur différents aspects, comme la conception des formations, la qualification des formateurs, les moyens pédagogiques et techniques, l’accompagnement des apprenants, et l’évaluation des formations.
- Mode opératoire : Lors de l’audit, l’organisme certificateur examine les documents et les pratiques de l’organisme de formation, et effectue des entretiens avec le personnel. À l’issue de cet audit, si l’organisme de formation satisfait toutes les exigences, il obtient la certification Qualiopi qui est valable pendant trois ans.
- Auditeur : cet audit est à réaliser par un organisme certificateur accrédité, comme CAPCERT.
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