La certification Qualiopi est devenue une étape incontournable pour les organismes de formation souhaitant prouver leur engagement envers la qualité. Elle repose sur des audits rigoureux qui permettent de s’assurer que les critères du Référentiel National Qualité (RNQ) sont respectés. Mais saviez-vous qu’il existe plusieurs types d’audits Qualiopi ? Chacun joue un rôle bien précis dans le processus de certification. Découvrons ensemble les spécificités de l’audit initial, de surveillance et de renouvellement.
Qu’est-ce qu’un audit Qualiopi ?
Pour commencer, il est essentiel de comprendre ce qu’implique un audit Qualiopi. Il s’agit d’un contrôle réalisé par un organisme certificateur accrédité par le COFRAC pour vérifier qu’un prestataire de formation respecte les exigences du RNQ.
Cet audit a pour objectif d’assurer la qualité des prestations proposées par l’organisme. Depuis le 1ᵉʳ janvier 2022, il est devenu obligatoire pour tout organisme souhaitant accéder à des financements publics ou mutualisés.
Mais pourquoi parle-t-on d’audits Qualiopi au pluriel ? La raison est simple : la certification repose sur trois types distincts d’audits, chacun ayant son rôle dans le cycle de la certification.
Les trois types d’audits Qualiopi : rôles et particularités
1. L’audit initial : le point de départ
L’audit initial est le premier examen à passer pour obtenir la certification Qualiopi. Il est conçu pour vérifier que l’organisme de formation respecte les critères et indicateurs définis par le référentiel.
Cet audit concerne exclusivement les organismes qui n’ont pas encore obtenu la certification. Une préparation minutieuse est donc indispensable, car il s’agit de démontrer sa conformité avec l’ensemble des exigences du RNQ. Une fois cet audit validé, l’organisme obtient la certification pour une durée de trois ans.
À noter : si l’audit initial est une étape unique (sauf en cas de retrait de certification), il marque le début d’un cycle incluant deux autres types d’audits.
2. L’audit de surveillance : une vérification à mi-parcours
Une fois la certification en poche, l’organisme n’est pas exempt de contrôles. À mi-chemin des trois ans de validité de la certification, un audit de surveillance est obligatoire.
Cet audit, plus court que l’audit initial, permet de vérifier que les engagements pris initialement sont toujours respectés. Il se déroule entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois suivant l’obtention de la certification.
Autre particularité : l’audit de surveillance se fait souvent à distance, ce qui le rend plus simple à organiser. Cependant, il reste crucial de bien s’y préparer pour éviter tout risque de non-conformité. Si des anomalies sont détectées, l’organisme de formation dispose d’un délai pour corriger les points relevés.
3. L’audit de renouvellement : repartir pour trois ans
Enfin, à l’approche de la fin de la période de validité de la certification, il est nécessaire de passer un audit de renouvellement. Celui-ci vise à prolonger la certification pour une nouvelle période de trois ans.
Contrairement à l’audit de surveillance, l’audit de renouvellement est plus proche de l’audit initial en termes d’exigence et de durée. Il se déroule en présentiel, et une préparation approfondie est indispensable pour assurer la conformité avec les exigences du référentiel national qualité.
Une fois cet audit validé, la certification est prolongée pour trois ans supplémentaires. L’organisme peut alors entamer un nouveau cycle avec un audit de surveillance à mi-parcours.
Comment réussir chaque type d’audit ?
Étape 1 : Prendre contact avec un organisme certificateur
Le processus commence par le choix d’un organisme certificateur accrédité par le Cofrac. Cette étape implique :
- La signature d’un contrat.
- La planification de la date d’audit.
- L’envoi des documents nécessaires à l’évaluation.
Étape 2 : Préparer l’audit
La préparation à l’audit est une étape cruciale dans le processus de certification Qualiopi. Il est essentiel de vous assurer que toutes les preuves documentaires et les processus mis en place sont prêts à être examinés par l’auditeur. Cela comprend la révision des documents tels que les programmes de formation, les évaluations, les questionnaires de satisfaction, et toutes les procédures internes relatives à la qualité.
Avant l’audit, il est également recommandé de réaliser un audit interne ou un audit blanc pour tester la conformité de vos pratiques et repérer d’éventuelles failles. Veillez à ce que tous les acteurs impliqués dans le processus (formateurs, responsables qualité, etc.) soient informés de l’audit et bien préparés à répondre aux questions de l’auditeur. Cette préparation proactive permet non seulement de renforcer vos chances de succès, mais aussi d’éviter les mauvaises surprises le jour de l’audit.
Étape 3 : Passer l’audit
Lors du passage de l’audit, l’auditeur examinera chaque critère pour vérifier que les éléments de preuve fournis sont conformes. Les audits initiaux et de renouvellement se déroulent généralement sur site, tandis que l’audit de surveillance peut se faire à distance.
Étape 4 : Examiner le rapport
À la fin de l’audit, l’organisme reçoit un rapport détaillant les indicateurs conformes et ceux nécessitant des corrections. En cas de non-conformité majeure, un délai est accordé pour apporter les modifications nécessaires, sans devoir recommencer l’ensemble du processus.
Anticiper, pour mieux réussir !
Les audits Qualiopi sont des étapes essentielles pour garantir la qualité et la conformité des prestations de formation. Que ce soit pour un audit initial, de surveillance ou de renouvellement, une bonne préparation en amont est cruciale.
Avec une approche méthodique, chaque audit devient une opportunité d’améliorer vos pratiques et de pérenniser votre certification Qualiopi.