Vous souhaitez offrir des formations de qualités à vos apprenants , augmenter votre chiffre d’ affaires, et garantir votre conformité aux exigences réglementaires ?
La certification Qualiopi est la clé. Le grand enjeu c’est de bien s’y préparer.
Ce guide vous accompagne pas à pas pour réussir votre préparation à la certification Qualiopi : de la compréhension des fondamentaux du référentiel qualité, au jour de l’audit de certification.
L’essentiel de la Certification Qualiopi
Qualiopi est une marque de certification qualité qui atteste de la qualité des actions de formation professionnelle proposées par un organisme de formation. Elle repose principalement sur un référentiel national de qualité qui définit les critères à respecter pour obtenir cette certification.
Qui est concerné par cette certification ?
Suivant la réglementation en vigueur depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est exigée pour tous les organismes de formation souhaitant bénéficier des fonds publics.
Sont concernées par cette loi, tous les prestataires d’actions :
- de formations certifiantes
- de Bilan de compétences
- de validation des acquis d’expériences professionnelles
- ou formation par apprentissage.
En quoi est-ce avantageux pour les centres de formations d’obtenir la certification Qualiopi ?
Obtenir la certification Qualiopi offre plusieurs avantages aux prestataires d’ actions concourant au Label Qualité et souhaitant promouvoir leurs activités.
En effet, ce gage de qualité leur permet de renforcer leur crédibilité vis-à-vis des clients et partenaires, d’être concurrentiel sur le marché de formation professionnelle, et d’avoir accès aux financements publics (CPF, Pôle emploi, etc.)
De plus, elle encourage une amélioration continue des processus de formation, offrant ainsi une formation de qualité. Ce qui contribue à une meilleure satisfaction des clients et à une optimisation des ressources.
Qui délivre la certification Qualiopi ?
La Certification Qualiopi est délivrée par des organismes certificateurs agréés par le Comité français d’accréditation (Cofrac) sur la base du référentiel national qualité.
CAPCERT est effectivement un organisme certificateur Qualiopi, accrédité par le Comité Français d’Accréditation sous le numéro 5-0638 pour auditer et certifier QUALIOPI les organismes prestataires d’actions concourant au développement des compétences « OPAC ».
Quel est le coût de la certification Qualiopi ?
Le coût de la certification Qualiopi est variable et dépend de plusieurs facteurs à savoir : la taille de votre organisme, de votre chiffre d’ affaires réalisé, du nombre de sites ou de centres de formation, de la complexité de l’offre de formation.
Les tarifs peuvent varier d’un organisme à l’autre.
Sur le site de CAPCERT, vous pouvez trouver un formulaire qui vous permet d’évaluer le coût de votre certification Qualiopi en quelques clics.
Maîtriser les critères qualité du Référentiel National Qualité : un prérequis pour votre préparation à la certification Qualiopi
Le guide de lecture du Référentiel National Qualiopi est le document de référence qui définit les critères de qualité auxquels les organismes de formation doivent être conformes pour obtenir la certification Qualité Qualiopi.
Il englobe un ensemble d’indicateurs et d’exigences en fond et en forme qui couvrent tous les aspects de l’activité du centre de formation : de la conception des programmes de formation, au suivi pédagogique des formateurs, en passant par l’évaluation des résultats des examens, et de l’étude de la satisfaction des stagiaires.
Le référentiel Qualiopi prend notamment en compte les spécificités des publics accueillis, dont les personnes en situation de handicap dans une logique d’accessibilité universelle
Il vise aussi à garantir une qualité de service élevée et à favoriser l’amélioration continue des pratiques professionnelles des organismes de formations.
Les 7 critères du Référentiel Qualiopi :
- Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus.
- L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires lors de la conception des prestations.
- L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre.
- L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre.
- La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations.
- L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel.
- Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.
Vous pouvez consulter en détails le référentiel national Qualiopi sur le site du ministère du Travail.
Les erreurs à éviter lors de la préparation à la certification Qualiopi
La démarche de certification Qualiopi nécessite une préparation rigoureuse et des mesures spécifiques qui doivent être prises en considération par les centres de formations professionnelles pour réussir leurs audits et obtenir leurs certifications.
Un manquement aux exigences ou une absence de conformité au Référentiel Qualité pourra impacter le processus de certification.
Voici quelques erreurs courantes à éviter lors du cycle de certification Qualiopi :
- Sous-estimation de l’importance de la démarche qualité : ceci se manifeste par un manque de documentation ou de ressources nécessaires à la mise en place d’un système de gestion conforme aux exigences Qualiopi.
- Manque d’implication de l’ensemble des ressources humaines des organismes de formations ou de bilans de compétences lors du processus de certification.
- Ne pas prendre en compte toutes les exigences applicables.
- Ne pas être bien préparé en amont de l’audit : un manque de préparation pourra créer une atmosphère stressante et entraîner des oublis et des non-conformité lors de l’audit.
Pour résumer, le cycle de certification Qualiopi nécessite un engagement de la part de tous les acteurs de l’organisme de formation. En évitant ce genre d’erreurs, vous augmentez vos chances de réussir l’audit de certification et d’obtenir votre certification.
Préparation à la certification Qualiopi : La démarche à suivre
Obtenir la certification Qualiopi nécessite une préparation rigoureuse. Cette démarche qualité s’articule autour de 4 étapes successives.
La préparation de L’Audit
L’étape clé pour commencer la préparation à la certification Qualiopi est d’effectuer sa demande d’audit de certification auprès de CAPCERT. Cette demande devra être effectuée une fois la démarche qualité mise en place au sein de votre organisme. Vous avez le choix de mettre en place ce système par vos moyens internes ou de faire appel à des cabinets conseils.
Une fois prêts pour passer à la certification, vous allez déposer votre demande de certification sur le site internet www.capcertification.com avec la transmission de documents comme le KBIS, le NDA, un organigramme, un bilan pédagogique et financier…
L’Audit initial
L’audit initial appelé aussi audit blanc, est effectué par un auditeur externe faisant partie d’un organisme certificateur agréé par l’ANFOR pour accompagner et préparer les prestataires de formations professionnelles à l’audit de certification officiel de Qualiopi.
Il s’agit d’une évaluation approfondie du système de management de qualité de l’organisme de formation, réalisée par des auditeurs qualifiés.
L’objectif de l’audit initial est d’identifier d’éventuels non-conformités de l’activité du centre de formation ou autres prestataires d’ actions de formation par apprentissage, de validation des acquis, ou de bilans de compétences, concernées par les catégories d’ actions de la marque Qualiopi, et ce en se basant sur le Référentiel national Qualité.
Déroulement de l’audit initial :
- La révision de tous les documents importants en relation avec l’activité de l’organisme : tels que les procédures, les enregistrements et les politiques.
- L’ auditeur procède à des entretiens individuels et en groupe avec les responsables et les collaborateurs pour comprendre le fonctionnement du centre et ses procédures habituelles.
- L’ auditeur effectue des observations sur site pour analyser et enregistrer d’éventuelles non-conformités ou au contraire pour s’assurer de la bonne application de la démarche qualité.
- L’ auditeur finalise son audit initial en évaluant les résultats et en rédigeant son rapport d’audit.
À la fin de cette étape cruciale du cycle de certification, l’auditeur communique à l’organisme de formation un plan d’ actions correctives à suivre minutieusement et à exécuter dans un délai précis avant l’audit final.
Révision du rapport de l’audit initial
La révision du rapport de l’audit initial est très importante pour l’organisme de formation afin de comprendre les forces et les faiblesses de son système de management de qualité et de mettre en œuvre les actions correctives nécessaires.
En cas d’enregistrement de non-conformités, l’organisme doit prioriser le traitement des non-conformités majeures ensuite passer au traitement des non-conformités mineures.
Le suivi du plan d’actions communiqué par l’auditeur est, de ce fait, primordial.
Un plan de communication doit être distribué à tous le personnel de l’entreprise pour responsabiliser chaque partie concernée par cette démarche qualité.
Enfin, un suivi régulier de l’exécution du plan d’actions doit être effectué pour s’assurer que les actions sont bien réalisées dans les délais impartis.
En agissant rapidement et efficacement, l’organisme de formation peut garantir l’obtention de sa certification Qualité lors de l’audit officiel.
L’audit officiel de la certification Qualiopi
Une fois les actions de mise en conformité réalisées, il est possible d’envisager la demande d’ un audit de certification auprès de l’organisme certificateur. Ce dernier sera chargé d’évaluer le respect des exigences Qualiopi conformément aux 7 critères et 32 indicateurs du Référentiel National Qualité.
L’évaluation est portée sur la conception et la mise en œuvre des actions de formation en fonctions des objectifs pédagogiques fixés, et en réponse aux besoins des candidats en vue de maximiser leurs satisfactions et les aider à réaliser leurs objectifs professionnels.
Une fois tous les critères cochés, l’organisme de formation sera certifié Qualiopi pour une durée de validité de 3 ans.
Maintenir et renouveler la certification Qualiopi : un enjeu stratégique pour les organismes de formation
La certification Qualiopi, étant un gage de qualité dans le secteur de la formation professionnelle, nécessite des efforts continus de la part des organismes certifiés. Pour pérenniser cette certification, il est essentiel de mettre en place une démarche d’amélioration continue du système de mangement de qualité et de procéder périodiquement à un audit blanc en interne.
L’ audit de surveillance
Le maintien du Label qualité Qualiopi repose aussi en grande partie sur les audits de surveillances. Ces audits s’effectuent par les organismes certificateurs entre le le 14e et le 22e mois suivant l’obtention de la Certification Qualiopi.
Un audit de surveillance est un audit complémentaire : il permet de s’assurer que les critères du Référentiel National Qualité sont toujours respectés.
L’ audit de renouvellement
Le maintien de la certification Qualiopi est conditionné par la réalisation d’un audit de renouvellement, à mener avant l’expiration de la date d’échéance du certificat Qualité Qualiopi.
Cet audit, quant à lui, fait l’objet d’un audit approfondi. Il vise de même à vérifier que l’organisme de formation respecte toujours les exigences du référentiel Qualiopi.
Pour s’y préparer il faut que les prestataires d’action de formation mettent à jour leurs documents, améliorer continuellement leurs prestations, s’assurer de la satisfaction des stagiaires à l’aide de formulaires de satisfaction, former leurs équipes de formateurs de façon continue, et procéder périodiquement à des audits internes pour détecter s’il y a non-conformités à corriger avant la date de l’audit.
Conclusion
En conclusion, la préparation à la certification Qualiopi se déroule en plusieurs étapes structurées, nécessite une certaine rigueur, et requiert une attention particulière de la part des prestataires de formations concourant à cette certification, à la qualité des formations et aux processus managériaux établis.
En respectant les exigences du Référentiel National Qualité, en engageant des audits internes réguliers et en formant les équipes de façon continue, les organismes de formation peuvent mettre toutes les chances de leur côté pour obtenir la certification Qualiopi, la maintenir et continuer de profiter des avantages que peuvent leur procurer ce Label Qualité en boostant leurs activités et en leurs ouvrants les portes vers de nouveaux marchés et au financement public.
Si vous êtes intéressé(e) par la Certification Qualiopi, n’hésitez pas à solliciter CAPCERT.
Nos experts sont disponibles pour répondre à toutes vos questions – rapidement.