La certification QUALIOPI est devenue un atout majeur pour les organismes de formation professionnelle ou les centres de bilans de compétences, souhaitant prouver la qualité de leurs services vis-à-vis de leurs clients et partenaires, mais aussi, pour pouvoir bénéficier de certains financements publics.
Toutefois, le processus de demande de cette certification peut s’avérer complexe pour certaines entreprises, et dont certaines erreurs fréquentes peuvent compromettre leurs chances de l’obtenir.
Dans cet article, nous allons explorer les erreurs courantes à éviter lors de la demande de certification QUALIOPI et vous fournir des conseils pratiques pour les éviter, afin de garantir vos chances de l’obtenir.
Qualiopi : C’est quoi ?
QUALIOPI est un Label qui se base sur le Référentiel National Qualité. Il évalue la qualité des pratiques des organismes prestataires d’actions de développement des compétences.
Ce référentiel qualité comprend 7 critères de qualité, décomposés en 32 indicateurs d’appréciation. Ces critères et indicateurs prennent en compte les spécificités des publics accueillis, ainsi que des actions dispensées, notamment par apprentissage.
Son objectif :
La certification Qualiopi a pour objectif de garantir la qualité des processus de formation mis en œuvre par les prestataires d’actions de développement des compétences. Elle atteste que les processus sont conformes aux exigences du Référentiel National Qualité.
QUALIOPI : C’est pour qui ?
Qualiopi est une certification nationale de qualité qui valide la capacité à réaliser quatre catégories d’actions visant au développement des compétences.
En 2018, le passage des actions de formation vers des actions plus spécifiques et mieux ciblées pour le développement des compétences, a ouvert de nouvelles opportunités pour les organismes et les professionnels, notamment dans les domaines de la formation par apprentissage et des centres de bilans de compétences.
Pour plus de précision, les quatre Catégories D’ Actions concernés sont : les prestataires d’actions de formation, le bilan de compétences, La validation des acquis de l’expérience (VAE), et les les centres de formation d’apprentis (CFA).
À partir du 1er janvier 2022, tous les prestataires d’actions de compétences (organismes présentant des prestations de formation, CFA, centre de bilans de compétences, etc.) doivent obtenir la certification Qualiopi pour pouvoir accéder à des fonds publics ou mutualisés.
Notez bien : Les sous-traitants enregistrés au régime micro-social et réalisant, à l’échelle de leur structure, un chiffre d’affaires inférieur à 77K€, sont exemptés de l’obligation de certification Qualiopi. (Source : https://certification.afnor.org)
QUALIOPI : Pourquoi est-ce important pour les centres de formation professionnelle ?
Les organismes de formation doivent avoir la certification Qualiopi pour plusieurs raisons :
– La crédibilité :
En effet, Qualiopi atteste que votre organisme de formation répond aux critères stricts de qualité définis par le référentiel national qualité, renforçant ainsi votre crédibilité auprès de vos clients, partenaires et financeurs.
– Avoir un avantage concurrentiel :
Qualiopi permet , en tant que Certification Qualité, d’avoir un avantage concurrentiel sur le marché , démontrant votre engagement envers la qualité et vous distinguant des autres organismes de formation.
– Avoir accès aux fonds publics :
De nombreux financeurs publics et privés requièrent la certification Qualiopi pour octroyer des financements ou des subventions aux organismes de formation, et ce, depuis le 1er janvier 2022.
Cette certification permet ainsi d’accéder à des ressources supplémentaires et de développer votre activité de formation.
Parmi ces financeurs on cite : le CPF, l’OPCO, ou encore France Travail (anciennement Pôle emploi).
– Avoir un accès aux marchés publics :
Avoir la certification Qualiopi est souvent nécessaire pour répondre à des appels d’ offres publics. En l’obtenant, vous augmentez vos chances de remporter des contrats avec des organismes publics et d’élargir votre portefeuille de clients. Et du coup, augmenter votre chiffre d’ affaires.
– Permet une amélioration continue :
Qualiopi incite votre organisme de formation à instaurer une culture d’amélioration continue. En révisant continuellement vos pratiques et en répondant aux indicateurs qualité Qualiopi, vous optimisez vos processus, développez des innovations pédagogiques et proposez des prestations de qualité, répondant ainsi aux exigences du marché.
– Gagner la confiance des apprenants :
Les apprenants sont plus enclins à faire confiance aux organismes de formation certifiés Qualiopi. Cette certification démontre votre engagement envers la qualité de l’enseignement et les résultats attendus, améliorant ainsi la perception de votre offre de formation.
– Une valorisation de vos équipes :
La certification Qualiopi valorise également les compétences et l’expertise de vos formateurs et équipes pédagogiques. Elle atteste de leur capacité à fournir une formation de qualité et à satisfaire les attentes des apprenants.
QUALIOPI : Auprès de qui ?
Seuls les organismes certificateurs accrédités par le COFRAC, tel que CAPCERT, un organisme certificateur QUALIOPI (accrédité sous le numéro 5-0638), et dans certains cas spécifiques, les instances de labellisation reconnues par France compétences, sont habilités aussi à délivrer la marque Qualiopi.
Quelles sont les erreurs à éviter lors de votre demande de Certification Qualiopi ?
La certification Qualiopi, est actuellement un enjeu majeur pour les centres de formation souhaitant obtenir un label garantissant la qualité de leurs services de formation professionnelle. Toutefois, plusieurs erreurs courantes peuvent entraîner des difficultés lors du processus de certification. Voici les 8 points à surveiller pour éviter les écueils :
1- Ne pas comprendre les critères de certification
En effet, la première erreur fréquente commise par les centres de formation, est de ne pas bien comprendre les critères requis pour obtenir la certification Qualiopi. Cela peut entraîner des manques ou des incohérences dans la préparation de votre dossier.
Pour éviter cette erreur, prenez le temps de bien étudier les 7 critères de Qualiopi.
Chaque critère est crucial pour évaluer la qualité de votre organisme de formation, et comprendre chacun d’eux vous permettra d’adapter vos processus en conséquence.
2- Préparation insuffisante à l’audit
La préparation à l’audit est une étape déterminante du processus de certification. Une préparation de dernière minute ou une négligence de certains aspects peut entraîner des résultats insatisfaisants.
Pour éviter cette situation, élaborez un plan d’ action rigoureux. Organisez des simulations d’audit pour vous familiariser avec les questions et les procédures qui seront posées.
Vous pourrez, par exemple, demander un audit initial auprès d’un cabinet spécialisé pour détecter les éventuelles erreurs et les rattraper avant l’audit de certification.
3- Documentation incomplète ou mal organisée
Soumettre des documents incomplets ou mal organisés est une erreur qui peut ralentir ou compromettre votre demande. Assurez-vous de créer une checklist détaillée de tous les documents nécessaires et organisez-les de manière systématique.
Une documentation bien préparée et complète est essentielle pour démontrer la conformité de votre organisme aux exigences de Qualiopi.
4- Ignorer les retours des audits précédents
Si votre organisme a déjà subi un audit initial, il est crucial de prendre en compte les retours et recommandations reçus. Ignorer ces retours peut entraîner la répétition des mêmes erreurs.
Analysez attentivement les feedbacks des audits antérieurs et intégrez les améliorations nécessaires dans vos processus pour éviter les mêmes écueils.
5- Négliger l’implication du personnel
L’implication du personnel est un élément clé pour la réussite de la certification Qualiopi. Ne pas impliquer suffisamment votre équipe dans le processus de certification peut entraîner des lacunes et des incohérences.
Assurez-vous de former et d’engager l’ensemble du personnel dans les démarches de certification pour garantir une approche cohérente et efficace.
6- Non-conformité aux exigences de formation continue
La certification Qualiopi ne s’arrête pas à l’obtention du certificat. Il est important de maintenir les normes de qualité en continu. Une erreur courante est de négliger la formation continue et l’amélioration des pratiques après l’obtention de la certification.
Mettez en place un plan de formation continue et d’amélioration régulière pour rester conforme aux exigences.
7- Sous-estimer le temps et les ressources nécessaires
Sous-estimer le temps et les ressources nécessaires pour le processus de certification est une erreur qui peut entraîner des retards et des problèmes. Planifiez le processus de certification avec une estimation réaliste des ressources et du temps requis.
Une bonne gestion de votre temps et de vos ressources est essentielle pour réussir votre demande de certification.
8- Mauvaise gestion des changements et adaptations
Enfin, une mauvaise gestion des changements nécessaires pour répondre aux exigences de Qualiopi peut également nuire à votre demande.
Assurez-vous de mettre en place un processus de gestion du changement et d’adapter vos pratiques de manière proactive aux nouvelles exigences.
Conclusion
Dans cet articles nous avons vu qu’éviter les erreurs courantes énumérés ci-dessus , peut considérablement améliorer vos chances d’obtenir et de maintenir la certification Qualiopi. Une bonne préparation, une documentation rigoureuse, un audit initial, et l’implication de votre personnel sont des facteurs clés de succès.
Que vous soyez un nouvel organisme de formation ou en activité, un centre de bilan de compétences ou même un formateur indépendant, concerné par cette démarche qualité, si vous avez des questions ou besoin d’assistance dans la préparation de votre demande de certification, CAPCERT , organisme certificateur, spécialisé dans la certification qualité Qualiopi, met à votre disposition des auditeurs qualifiés, prêts à vous aider dans votre démarche de certification, en vous proposant un audit de surveillance et un audit initial.
Si votre organisme de formation répond aux exigences qualité établis par le référentiel QUALIOPI, lors de l’audit de certification final, nous vous délivrerons la certification officielle.
Alors, n’hésitez pas à nous contacter. Nous sommes là pour vous aider à naviguer dans ce processus complexe avec succès.
FAQ
Comment faire une demande de Certification Qualiopi auprès de CAPCERT ?
L’inscription : se fait directement sur notre site internet www.CAPCERTification.com
Suite à votre inscription, l’équipe de CAPCERT vous contacte afin de vérifier la complétude de votre dossier d’inscription, et vous transmet votre contrat pour validation.
Quels sont les documents qui me seront demandés ?
Les documents à présenter lors de votre demande de certification Qualiopi sont :
– Votre numéro de déclaration d’ activité (NDA)
– Votre KBIS
– Votre Bilan pédagogique et financier (BPF)
– Et un prévisionnel de votre chiffres d’affaires.
Quels sont les 7 critères relatifs au Référentiel National Qualité Qualiopi ?
Les 7 critères jugés sur lesquels se basent le référentiel national qualité Qualiopi sont :
1 – Les conditions d’information au public
2 – L’identification précise des objectifs des formations
3 – L’adaptation des prestations aux publics formés
4 – La qualification des formateurs
5 – L’évaluation des acquis des apprenants
6 – La mise en œuvre des actions permettant de favoriser l’acquisition des compétences.
7- L’inscription de l’organisme dans une démarche d’amélioration continue.
Est-ce que l’audit initial et l’audit de surveillance sont inclus dans le processus de certification chez CAPCERT ?
Oui, l’audit initial et l’audit de surveillance sont inclus dans le processus de certification Qualiopi, proposé par CAPCERT.
Quand demander un audit de renouvellement de la certification Qualiopi ?
La certification Qualiopi est valable pour une période de trois ans. Avant son expiration, vous devrez renouveler la certification en passant par un audit de renouvellement.
Notez bien : Pour les organismes de formation détenteurs de la certification Qualiopi, qu’il est important de rester à jour par rapport au guide de lecture du référentiel National Qualité, publié le 8 janvier 2024 et applicable depuis le 8 mars 2024.