Qu'est-ce qu'un audit de surveillance Qualiopi ?
L’audit de surveillance est une étape cruciale du cycle de certification Qualiopi. Il vise principalement à vérifier si l’organisme candidat respecte toujours le Guide de lecture Qualiopi, de la même manière qu’au jour de la certification initiale.
La réalisation d’un audit de surveillance se fait généralement entre le 12ème et le 24ème mois après l’audit initial.
L’audit de surveillance doit obligatoirement être réalisé par un organisme certificateur accrédité par le COFRAC, généralement le même qui a délivré la marque de certification Qualiopi.
Comment se déroule l'audit de surveillance Qualiopi ?
Si l’un audit initial doit se faire obligatoirement en présentiel, l’audit de surveillance peut se faire à distance.
Lors de cet audit, l’organisme certificateur cible certains indicateurs du référentiel qualité en prenant en considération des non-conformités relevées lors de l’audit initial. Il vérifie également la traçabilité et la cohérence des mesures correctives mises en place, ainsi que l’enregistrement de toute mise à jour relative à l’activité du centre de formation professionnelle (par exemple : une nouvelle formation, une évolution du chiffre d’ affaire, un organigramme à jour, l’acquisition d’un nouveau logiciel de gestion, etc.).
La durée de l'audit de surveillance
La durée de l’audit de surveillance est réglementée par l’article 4 de l’Arrêté du 6 juin 2019 et de l’arrêté du 31 mai 2023, qui précisent les règles en matière de surveillance.
Deux critères régissent la durée de votre audit : la tranche de chiffre d’affaires et la catégorie d’actions à certifier.
Comment se préparer à l'audit de surveillance Qualiopi ?
Pour bien se préparer à un audit de surveillance, les organismes de formation professionnelle doivent s’engager dans une démarche qualité continue afin de garantir le respect du Guide de lecture de la marque de certification Qualiopi.
En effet, le non-respect des exigences Qualiopi peut causer des sanctions à l’organisme audité, voire le retrait de la certification.

Pour préserver leur label qualité, les centres de prestations de formation doivent préparer un plan d’ actions comprenant :
L'implication du personnel dans la préparation de l'audit
Pour réussir l’audit de surveillance, une compréhension des exigences Qualiopi est cruciale. Effectivement, dans le cadre de cet audit, le personnel du centre de formation doit maîtriser le périmètre de certification aussi bien que la direction, et répondre correctement aux attentes des auditeurs le jour de l’audit, en respectant les indicateurs pertinents en lien avec la satisfaction client, la gestion de la qualité, et l’amélioration continue des processus.
Une mise à jour régulière des documents administratifs
En matière de certification qualité, l’exercice d’une veille légale et administrative fait partie des démarches les plus importantes pour réussir son audit initial, de surveillance ou de labellisation.
En d’autres termes, les organismes de formation doivent effectuer une documentation rigoureuse qui peut se présenter sous forme d’un tableau de bord englobant : les procédures internes étant à jour, les preuves de suivi des indicateurs (taux de satisfaction, taux de réussite, etc.), les éléments attestant de l’amélioration continue et de l’efficacité des actions correctives suite au rapport d’ audit précédent, ainsi que l’enregistrement de nouvelles actions en relation avec l’activité : telles que la mise en œuvre d’un nouveau processus de recrutement, ou encore le lancement de nouvelles formations.
Réaliser un audit interne ou audit blanc
L’audit de surveillance intervient après environ un an de votre réussite à l’audit initial ou de certification. De ce fait, les organismes d’action de formation, disposent du temps nécessaire pour bien se préparer à cet audit, en planifiant des audits internes réguliers, en vue de détecter d’éventuelles non-conformités, des éléments de preuves insuffisantes ou une absence de preuves pour certaines actions correctives effectuées suite au 1er audit en relation avec des indicateurs applicables à leur activité.

S'engager dans une démarche d'amélioration continue
Pour assurer le maintien de leur certification Qualiopi, en réussissant l’audit de surveillance (ou encore l’audit de renouvellement), les prestataires d’actions de formation doivent mettre en œuvre des plans d’ actions correctives de façon régulière (chaque trimestre par exemple) en vue de garantir leur conformité.
Cette démarche constitue une solution de veille qualitative de leurs procédés, qui permettrait non seulement de maintenir leur marque de certification Qualiopi, mais aussi d’augmenter la satisfaction de leurs candidats, par conséquent, de leur chiffre d’ affaires.
Conclusion
En somme, la préparation à un audit de surveillance nécessite une approche méthodique et structurée, axée sur les exigences de la marque de certification Qualiopi, ainsi que sur les pratiques de management de la qualité.
Cet audit permet non seulement de maintenir la conformité des organismes de formation au Référentiel National Qualité, mais également de se préparer efficacement à l’audit de renouvellement, assurant ainsi la pérennité de la certification.
Grâce à une revue des indicateurs, une planification d’un audit blanc de façon régulière, et une mise en œuvre d’ actions correctives ciblées, un organisme de formation peut maintenir sa certification Qualiopi, et garantir une amélioration continue des procédés de formation. Cela se traduit par une meilleure gestion des compétences, une satisfaction client accrue et un développement de son activité.
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