La certification Qualiopi est devenue un objectif primordial pour les organismes de formation professionnelle ou de Bilans de compétences. Elle atteste de la qualité de leurs prestations leur offrant ainsi une certaine crédibilité vis-à-vis de leurs candidats et partenaires, comme elle leur facilite l’accès aux financements publics. Mais derrière cette certification se cache un enjeu de taille : le respect obligatoire de l’intégralité des indicateurs de qualité énoncés dans le Référentiel National qualité.
En effet, si l’organisme auditeur et certificateur constate des cas de non-conformités aux critères Qualiopi lors d’un audit, ceci peut remettre en question tout le processus de certification.
Comment identifier et traiter les non-conformités Qualiopi ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.
Identification des non-conformités Qualiopi
L’identification des non-conformités aux critères du Référentiel National Qualité est une étape importante dans le processus de la certification Qualiopi.
Un audit rigoureux, réalisé par des auditeurs certificateurs, permet de détecter des écarts entre vos pratiques et les exigences Qualiopi. Ces écarts peuvent être identifiés dans différents volets en relation avec le système managériale et fonctionnel de votre organisme.
Ainsi, l’organisme certificateur aura pour mission d’examiner minutieusement : vos documents de référence , la conception de votre programme de formation, la qualification de vos formateurs, la satisfaction des stagiaires, ou encore votre processus de recrutement, pour établir un rapport d’ audit.
En mettant en lumière les points à améliorer, vous aurez un délai à respecter pour mettre en place un plan d’ actions conformes aux obligations Qualiopi pour pouvoir obtenir ou maintenir votre certification.
La durée exacte d’un audit Qualiopi est calculée selon des règles précises définies par l’arrêté du 6 juin 2019. Ce délai varie en fonction de plusieurs critères, notamment le chiffre d’affaires annuel de l’organisme et les différentes actions de formation qu’il propose (formation initiale, VAE, bilan de compétences, etc.).
L’Audit initial :
Lorsqu’un centre de formation sollicite un organisme de certification Qualiopi, agréé par l’ANFOR, tel que CAPCERT, un audit initial est convenu entre les deux parties.
L’organisme de formation s’engage alors à respecter un plan d’audit établi et communiqué par l’auditeur, et à préparer les documents et les éléments de preuves permettant d’attester de sa conformité aux indicateurs spécifiques au Référentiel National Qualité.
L’absence de preuves le jour de l’audit initial fera l’objet d’une non-conformité, et des actions correctives doivent être mises en œuvre en vue de respecter cette démarche qualité avant l’audit de certification.
L’Audit de surveillance :
La certification de conformité Qualiopi est attribuée pour une durée de 3 ans à tout organisme prestataire d’actions disposant d’un numéro de déclaration d’activité.
L’ audit de surveillance peut être effectué chaque année, entre le 14e et le 22e mois suivant l’obtention de la Certification Qualité Qualiopi. Il s’agit d’un audit complémentaire pour s’assurer que les exigences du Référentiel National Qualité sont toujours respectées par l’organisme candidat, et de détecter d’éventuels non-conformités. Ce nouvel audit s’effectue à distance ou en présentiel.
L’Audit de renouvellement
Pour maintenir la validité de la certification Qualiopi, un audit de renouvellement doit être mené avant la date d’expiration du certificat. À l’issue duquel, si favorable, un nouveau certificat est délivré.
Pour résumer, ces audits, réalisés par des organismes certificateurs accrédités comme CAPCERT, visent à évaluer la conformité du système de management qualité de l’organisme candidat par rapport au référentiel national qualité.
Toutefois, il est important de souligner que les écarts enregistrées, ne sont pas nécessairement synonymes d’échec, mais plutôt d’opportunités d’amélioration. Elles permettent la mise en œuvre d’actions correctives pour vous aider à renforcer la qualité de vos formations et garantir la pérennité de votre certification Qualiopi.
Quels sont les types de non-conformités qu’on peut avoir lors d’un audit Qualiopi ?
Lors d’une démarche de certification Qualiopi , les écarts constatés au cours de l’audit sont appelés des non-conformités, et sont classés en deux catégories principales :
Les non-conformités mineures :
Ces non-conformités, classées comme mineures, n’impactent pas réellement la démarche qualité conformément au Référentiel National Qualité. Néanmoins, elles nécessitent une attention particulière et doivent être traitées rapidement pour éviter qu’elles ne se transforment en non-conformités majeures à l’avenir.
Effectivement, selon l’Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du code du travail » Pour une non-conformité mineure, le plan d’action établi est adressé à l’organisme certificateur dans le délai fixé par ce dernier et doit être mis en œuvre dans un délai de six mois. La vérification de la mise en œuvre des actions correctives est faite à l’audit suivant. Si la non-conformité mineure n’est pas levée à l’audit suivant, elle est requalifiée en non-conformité majeure ».
Exemples de non-conformités mineures :
– Une documentation qui n’est pas à jour.
– Absence de signature sur certains documents.
– Absence de d’équipements spécifiques à certaines formations.
– Processus de suivi de la satisfaction stagiaire non documenté ou incomplet.
– Etc.
Notez bien : Si vous dépassez le seuil de cinq non-conformités mineures non levées lors de l’audit officiel, ceci constitue une non-conformité majeure.
Les non-conformités majeures :
Le non-respect total ou partiel d’un ou des indicateurs qualité du référentiel national, ayant un impact significatif sur la qualité de la prestation, est considéré comme une non-conformité majeure.
Les non-conformités majeures doivent être, impérativement, traitées dans un délai de trois mois. À défaut, la certification sera suspendue.
Exemples de non-conformités majeures :
– Absence d’un système de management de qualité.
– Le non-respect d’exigences réglementaires.
– Des formateurs pas assez qualifiés pour assurer les formations.
– Absence d’un processus de suivi et d’évaluation de la satisfaction stagiaire.
– Etc.
Traitement des non-conformités Qualiopi : Plan d’actions
Le traitement des non-conformités dans le cadre d’une démarche de certification Qualiopi est une étape cruciale pour assurer la qualité des actions de formation proposées par les centres de formation ou de développement des compétences.
Cette démarche s’inscrit dans une logique d’amélioration continue, nécessaire pour un management de la qualité et pour être conforme aux exigences du Référentiel National Qualité.
Lorsque des non-conformités sont constatées par l’organisme certificateur au cours d’un audit de certification, les résultats de ces évaluations sont consignés dans un rapport d’audit, qui fait généralement état des écarts entre la pratique réelle et les exigences du Référentiel Qualité.
Dans ce cas, des actions correctives doivent être proportionnées en fonction de la gravité de la non-conformité et doivent s’inscrire dans un plan d’actions pour servir une démarche qualité globale.
Le plan d’actions
Corriger une non-conformité, c’est agir vite et bien.
Un plan d’actions précis et réaliste est élaboré, impliquant toutes les équipes concernées, à savoir : le Responsable qualité, les ressources humaines, les équipes opérationnelles et les auditeurs externes.
Des audits internes réguliers permettent de vérifier l’efficacité des mesures mises en place et d’ajuster le processus si nécessaire. Voici le plan :
- Analyse des causes de non-conformités : Il s’agit de de chercher à comprendre pourquoi la non-conformité est survenue et traiter ses causes.
- Plan d’action correctives : Définir des actions concrètes, mesurables et réalisables dans un délai précis selon la gravité de la non-conformité.
- Mise en œuvre Des actions : Impliquer toutes les parties prenantes dans le processus d’ audit et assurer la pertinence des actions.
- Documentation : Documenter chaque étape pour prouver la résolution des écarts par rapport à ce qui a été enregistré dans le rapport d’audit.
- Vérification : S’assurer que la non-conformité est bien corrigée avant le réaudit.
- Suivi : Mettre en place des indicateurs et des audits de surveillance réguliers pour vérifier l’efficacité des actions et ajuster si nécessaire en mettant en place des tableaux de bord, des indicateurs de performance, et des outils de gestion de projet pour surveiller l’avancement des actions.
- Prévention : Mettre en place des actions préventives pour éviter que la même non-conformité ne se reproduise.
Quelles sont les conséquences directes de la négligence du traitement des non-conformités ?
Le non-respect des exigences Qualiopi peut avoir des répercussions importantes sur la pérennité de l’organisme :
- Perte de la certification : Les non-conformités majeures non corrigées peuvent entraîner le refus de certification, ou son retrait, mettant en péril la reconnaissance officielle de la qualité des prestations.
- Impact financier : La perte de la certification peut priver l’organisme prestataire de financements publics, compromettant ainsi sa stabilité financière.
- Atteinte à la réputation : Le constat de non-conformités persistantes peut nuire à l’image de marque de l’organisme prestataire et de sa réputation auprès des candidats, des financeurs, et des partenaires.
Conclusion
En conclusion, le traitement des non-conformités dans le cadre d’une démarche de certification Qualiopi implique une approche rigoureuse au sein des systèmes de management de la qualité interne de tout organisme de formation, désirant bénéficier des avantages du Label Qualité Qualiopi.
Cela nécessite de respecter les exigences du référentiel Qualiopi et de faire preuve de transparence et d’efficacité dans la gestion des actions correctives et préventives.
Si les non-conformités ne sont pas correctement traitées, les conséquences peuvent être graves pour l’organisme de formation.
En adoptant une stratégie d’amélioration continue, une bonne organisation interne, et une communication efficace, les organismes prestataires peuvent non seulement obtenir la certification Qualiopi, mais aussi renforcer leur réputation et leur position sur le marché.
Si vous avez besoin de plus d’informations concernant la certification Qualiopi, nous, CAPCERT, un organisme accrédité et spécialisé dans l’accompagnement des organismes de formations souhaitant obtenir ou maintenir leurs certifications Qualiopi, pourrons vous apporter le support dont vous aurez besoin.
Alors n’hésitez pas à nous contacter ! Nos experts sont à votre écoute.