Critère 1 : L'information des publics
Afin d’aider stagiaires et demandeurs d’emploi à choisir la formation qui répond au mieux à leurs besoins professionnels, les organismes de formation doivent leur fournir une information claire et transparente sur leur offre : les modalités d’inscription, les prérequis, les compétences à acquérir, le tarif, les modalités d’évaluation, l’accessibilité au public en situation de handicap, ainsi que des indicateurs d’ appréciation en fonction de la nature des prestations mises en œuvre et des publics accueillis . Ils doivent également les informer sur la certification délivrée à l’issue de la formation.
Le critère 1 du Référentiel national qualité (RNQ) repose sur 3 indicateurs spécifiques :
Indicateur 1 : La clarté des informations communiquées au public
Indicateur 2 : Les indicateurs de résultat (des indicateurs de performance et d’accomplissement, des résultats d’enquêtes de satisfaction, des rapports d’activités, etc.).
Indicateur 3 : Le taux d’obtention des certificats de qualification professionnelle, les possibilités de valider un/ou des blocs de compétences, ainsi que sur les équivalences, passerelles, suites de parcours et les débouchés.
Critère 2 : L’identification précise des objectifs des prestations de formation proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires lors de la conception des prestations
Les actions de formation ou de validation des acquis doivent reposer sur des objectifs clairement définis et adaptés aux besoins des participants. Ces objectifs doivent être en cohérence avec les référentiels de certification et les qualifications professionnelles visées. Il est donc essentiel d’adapter les contenus et les durées de formation professionnelle aux besoins des bénéficiaires, d’utiliser des méthodes pédagogiques variées, et d’assurer un suivi personnalisé aux apprenants.
Critère 3 : L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre
Les centres de formation doivent mettre en œuvre des moyens et des méthodes pédagogiques adaptés aux objectifs de formation et aux attentes des stagiaires. Cela inclut l’utilisation de divers outils pédagogiques, en présentiel comme à distance.
Ils doivent également préparer les modalités d’ accueil des apprenants afin de faciliter leur intégration et de leur permettre de comprendre rapidement le fonctionnement de l’organisme.
À cela s’ajoutent d’autres obligations, notamment :
- Informer les bénéficiaires des conditions de déroulement de la formation.
- Prévoir des actions de suivi et de relance pour favoriser l’engagement des apprenants et éviter les ruptures de parcours.
- Mettre en place un accompagnement socio-professionnel, éducatif et relatif à l’exercice de la citoyenneté.
- Informer les apprentis de leurs droits et devoirs en tant que stagiaires.
- Et, s’assurer que les conditions de présentation des bénéficiaires à la certification professionnelle respectent les exigences formelles de l’autorité de certification.
Critère 4 : L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre
Les formateurs ou assistants pédagogiques doivent être qualifiés, c’est-à-dire posséder les compétences et les certifications nécessaires pour dispenser les formations concernées.
Ils doivent également actualiser régulièrement leurs connaissances grâce à des formations continues, soit organisées en interne par l’organisme de formation, soit par des prestataires externes. Cela permet une montée en compétence professionnelle lors des sessions de formation.
L’organisme de formation doit aussi mettre à disposition les moyens techniques adaptés et d’un environnement approprié pour les parties concernées (conditions, locaux, équipements, plateaux techniques…), et coordonner les différents intervenants internes et/ou externes (pédagogiques, administratifs, logistiques, commerciaux…).
Critère 5 : La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations
L’organisme de formation doit déterminer et inclure des évaluations régulières pour mesurer l’acquisition des compétences par les stagiaires. Il doit également entretenir et développer les compétences de ses salariés, adaptées aux prestations qu’il délivre.
Critère 6 : L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel
Les organismes de formation professionnelle doivent mettre en place un processus d’amélioration continue basé sur la qualité des formations dispensées. Cela peut inclure des audits réguliers, l’évaluation des actions de formation par apprentissage, ainsi que l’utilisation de critères de qualité, tels que ceux définis par les normes ISO ou les organismes certificateurs affiliés.
Tout centre de formation proposant des certifications professionnelles doit également assurer une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation certifiante, ainsi que l’évolution des compétences, des métiers et des innovations pédagogiques et technologiques, afin d’améliorer en continu ses prestations.
De plus, le prestataire doit mobiliser les expertises, outils et réseaux nécessaires pour accueillir, accompagner, former ou orienter les publics en situation de handicap. Il peut également faire appel à la sous-traitance ou au portage salarial, afin de garantir la conformité au présent référentiel.
Enfin, l’organisme de formation devra développer des actions qui concourent à l’insertion professionnelle par la voie de l’apprentissage ou par toute autre voie permettant le développement de leurs connaissances et de leurs compétences et l’atteinte des objectifs professionnels.
Critère 7 : Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées
Les prestataires de formation doivent systématiquement analyser les retours des stagiaires en mettant en place des questionnaires de satisfaction client, et des dispositifs de gestion des difficultés rencontrées par les parties prenantes, des réclamations exprimées et des aléas survenus en cours de prestation. Cela leur permet d’adapter et d’améliorer leur offre.
Cette démarche peut inclure la mise à jour des programmes de formation, l’ajustement des actions de formation, et l’alignement des parcours de formation avec les évolutions du marché du travail et les besoins des entreprises.
Comment identifier dans le guide Qualiopi les critères qui vous concernent ?
Le tableau des critères du référentiel comprend quatre colonnes, et concerne les types d’actions de : formation en situation de travail, d’action de formation continue, de formation certifiante, de VAE (validation des acquis), de CFA, et de bilan de compétences .
Les organismes de formation sont concernés par la première colonne (L. 6313-1-1°) relative aux activités d’action de formation.
Les 3 autres correspondent aux centres de bilans de compétences (L.6313-1-2°), actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience (L.6313-1-3°) et actions de formation par apprentissage (L.6313-1-4°).
Comment obtenir la certification Qualiopi ?
La certification Qualiopi concerne tous les prestataires d’ actions concourant souhaitant bénéficier des financements publics en fonction des catégories mentionnées à l’article L.6316-1 du code du travail : les opérateurs de bilan de compétences, les associations Transitions Pro, l’État, les régions, la Caisse des dépôts et consignations, France Travail et l’Agefiph.
Obtenir cette marque de certification, nécessite de passer par un organisme certificateur accrédité par le COFRAC tel que CAPCERT.
Pour ce faire, le prestataire devra passer par ces étapes :
Procéder à un audit interne
Il s’agit d’impliquer l’équipe dans l’analyse des critères du référentiel Qualiopi, et de vérifier si l’activité de formation respecte la totalité des indicateurs mentionnés dans le guide Qualiopi.
Constituer un dossier
Ceci consiste à rassembler les éléments de preuves de conformité aux exigences Qualiopi (exemple d’élément de preuve : processus internes, supports pédagogiques, preuves d’évaluation…).
Faire appel à l'organisme certificateur pour un audit initial
Lors d’un audit initial, l’auditeur analyse l’ensemble des activités de formation afin de vérifier que le centre de formation respecte l’intégralité des indicateurs de qualité Qualiopi.
En cas de non-conformités mineures ou majeures, il communique aux responsables un plan d’ actions correctives à mettre en œuvre dans un délai pouvant aller de 3 à 6 mois. Ces ajustements peuvent concerner le programme de formation, le processus de recrutement, l’adaptation des prestations aux besoins des stagiaires, etc.
Ils doivent être effectués avant l’audit de certification.
Obtention de la certification Qualiopi
Une fois les actions correctives appliquées et l’audit de certification validé, l’organisme de formation obtient sa certification qualité Qualiopi, valable pour 3 ans.
Durant cette période, un audit de surveillance est réalisé afin de vérifier la conformité continue du centre de formation aux exigences Qualiopi.
À l’issue de ces trois années, et pour renouveler sa certification, le prestataire de formation devra solliciter à nouveau l’organisme certificateur pour une demande de renouvellement de sa certification.
Conclusion
En conclusion, la certification Qualiopi repose sur sept critères rigoureux qui garantissent une formation de qualité. En définissant des objectifs clairs, fixés de manière individuelle pour un parcours modulable et adaptés aux besoins des participants, en veillant à la qualification des formateurs, à l’évaluation des compétences, et à la satisfaction des bénéficiaires, cette démarche assure non seulement la conformité aux exigences Qualiopi ainsi qu’à ceux des financeurs, mais contribue également au développement des compétences des stagiaires tout en s’inscrivant dans une démarche qualité durable.
Les organismes de formation certifiés peuvent ainsi attester de leur niveau de qualification professionnelle et de l’insertion des demandeurs d’ emploi, participant ainsi à la construction d’un avenir professionnel solide et évolutif.
Si vous êtes un nouvel organisme de formation, un centre de formation par apprentissage ou un centre de bilans de compétences, et que vous souhaitez bénéficier des avantages de la certification Qualiopi, pérenniser votre activité et augmenter votre chiffre d’ affaires, contactez-nous pour un accompagnement dans votre démarche qualité.