Deux acronymes reviennent systématiquement : NDA (Numéro de Déclaration d’Activité) et Qualiopi. Le premier est un identifiant administratif obligatoire pour tout organisme de formation, tandis que le second atteste de la qualité des prestations délivrées.
Mais quel est le lien entre ces deux éléments ? Quelles sont les obligations légales qui en découlent pour les organismes de formation ?
CAPCERT fait le point sur les enjeux et les exigences à maîtriser.
Le NDA : un prérequis administratif incontournable
Définition et rôle du NDA
Le Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) est un identifiant unique délivré par la DREETS (Direction Régionale de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités) à tout organisme de formation ou formateur indépendant souhaitant exercer une activité de formation professionnelle continue.
Il s’agit d’une obligation légale dès la signature d’une première convention ou d’un premier contrat de formation, et ce, quel que soit le statut juridique de l’organisme.
Obligations liées au NDA
- Déclaration initiale : Tout organisme doit déclarer son activité auprès de la DREETS et obtenir son NDA avant de commencer à facturer des prestations de formation.
- Mise à jour annuelle : Le dépôt du Bilan Pédagogique et Financier (BPF) est obligatoire chaque année avant le 31 mai. Une négligence à cette échéance entraîne la caducité du NDA, et donc la perte des avantages qui y sont associés, y compris l’éligibilité à la certification Qualiopi.
- Suspension ou annulation : La DREETS peut suspendre ou annuler le NDA si l’organisme ne respecte pas ses obligations légales, notamment en matière de traçabilité et de conformité administrative.
NDA et sous-traitance
En cas de sous-traitance, le donneur d’ordre certifié Qualiopi a l’obligation de vérifier que le sous-traitant dispose bien d’un NDA valide. Cette vérification est essentielle pour garantir la conformité de l’ensemble de la chaîne de formation et éviter tout risque de refus de prise en charge par les financeurs.
Qualiopi : une certification qualité exigeante
Qu’est-ce que Qualiopi
Qualiopi est la certification qualité des prestataires d’actions concourant au développement des compétences. Elle est obligatoire depuis le 1er janvier 2022 pour tout organisme souhaitant accéder aux financements publics ou mutualisés (CPF, OPCO, etc.). La certification repose sur le Référentiel National Qualité (RNQ), composé de 7 critères et 32 indicateurs, et est délivrée pour une durée de 3 ans.
Le lien indissociable entre NDA et Qualiopi
- Prérequis : Pour être éligible à la certification Qualiopi, un organisme doit impérativement disposer d’un NDA valide. Sans ce numéro, la certification ne peut être attribuée, ce qui bloque l’accès aux financements.
- Articulation administrative : Le NDA est systématiquement vérifié lors de l’audit Qualiopi. Il figure parmi les documents obligatoires à produire, aux côtés du SIRET, du K-bis, de l’organigramme et du dernier BPF.
- Mise à jour et changements : Toute modification administrative (changement de NDA, d’adresse, etc.) doit être déclarée et le certificat Qualiopi mis à jour en conséquence.
Qualiopi et protection des données
La certification Qualiopi intègre désormais des exigences en matière de protection des données personnelles, en lien avec le RGPD. Les organismes doivent prouver qu’ils protègent correctement les données des apprenants et des formateurs, sous peine de voir leur certification compromise.
Synthèse des obligations
Obligation | NDA | Qualiopi |
Déclaration initiale | Obligatoire avant toute activité | Prérequis : NDA valide requis |
Mise à jour annuelle | BPF avant le 31 mai | Audit tous les 3 ans |
Vérification sous-traitance | Obligatoire pour le donneur d’ordre | Obligatoire pour le donneur d’ordre |
Protection des données | Non spécifique | Intégrée (RGPD) |
Conséquences du non-respect | Suspension/annulation du NDA | Refus ou retrait de la certification |
Enjeux et perspectives pour les organismes de formation
En 2026, la formation professionnelle continue de se structurer autour de deux piliers : la conformité administrative (NDA, BPF) et la qualité des prestations (Qualiopi). Les organismes doivent donc veiller à :
- Maintenir leur NDA à jour et respecter les échéances administratives.
- Préparer leur audit Qualiopi en intégrant les exigences RGPD et les bonnes pratiques de protection des données.
- Vérifier systématiquement la conformité de leurs sous-traitants, notamment en matière de NDA.
Ces obligations, bien que contraignantes, participent à la professionnalisation du secteur et à la sécurisation des financements, au bénéfice des apprenants et des organismes de formation.