La certification Qualiopi atteste de la qualité des processus d’un organisme de formation et se fait au titre de catégories précises d’actions de formation. Instaurée par la loi « Avenir professionnel » de 2018, elle est devenue obligatoire au 1er janvier 2022 pour tout prestataire souhaitant bénéficier de financements publics (CPF, OPCO, France Travail…). Concrètement, Qualiopi couvre quatre grandes catégories d’actions concourant au développement des compétences.
Un organisme indique, lors de sa demande de certification, les types d’actions pour lesquels il souhaite être audité. Chacune de ces catégories correspond à un mode d’intervention particulier et fait l’objet d’indicateurs spécifiques du Référentiel national qualité (RNQ).
1. Typologie des actions de formation reconnues par Qualiopi
Selon l’article L6313‑1 du Code du travail, quatre types d’actions sont visés par Qualiopi.
Chaque action est définie comme suit :
- Action de formation continue : il s’agit des formations professionnelles classiques (présentielles ou à distance, en intra- ou inter-entreprise) permettant d’acquérir ou développer des compétences. La loi la définit comme « un parcours pédagogique permettant d’atteindre un objectif professionnel », pouvant être réalisé en situation de travail, en présentiel ou à distance.
- Bilan de compétences : c’est un parcours d’accompagnement individuel qui permet à un bénéficiaire d’analyser ses compétences, motivations et aptitudes en vue d’un projet de réorientation ou d’évolution professionnelle. Seuls certains prestataires habilités peuvent dispenser des bilans ; ces organismes doivent répondre aux indicateurs Qualiopi spécifiques au bilan de compétences.
- Validation des Acquis de l’Expérience (VAE) : ce dispositif permet à toute personne engagée dans la vie active de faire reconnaître officiellement son expérience professionnelle pour obtenir un diplôme ou titre (sans tenir compte des diplômes initiaux). Les centres de VAE accompagnent le candidat vers la certification et sont soumis aux exigences Qualiopi adaptées à la VAE.
- Apprentissage (formation par apprentissage) : concerne les formations en alternance sous contrat d’apprentissage, généralement dispensées dans un Centre de Formation d’Apprentis (CFA). L’apprenti alterne des périodes en entreprise et en centre de formation pour acquérir une qualification professionnelle. Cette catégorie couvre toutes les actions organisées sous le régime de l’apprentissage.
Chaque catégorie d’action fait l’objet d’une évaluation dédiée lors de l’audit Qualiopi. Par exemple, un organisme proposant à la fois des formations classiques et des bilans de compétences devra se faire certifier sur ces deux catégories et sera audité séparément sur chacune.
En pratique, l’organisme de formation déclare les catégories voulues, et l’audit Qualiopi porte sur l’ensemble des indicateurs RNQ applicables à ces activités. Ainsi, un centre de formation par apprentissage devra valider, en plus des indicateurs communs, les indicateurs spécifiques aux CFA, tandis qu’un prestataire de VAE justifiera les exigences propres à l’accompagnement VAE.
2. Cadre de l’audit d’extension Qualiopi
Un organisme est certifié pour des catégories d’actions et pour les sites mentionnés sur son certificat. Toute modification de ce périmètre – qu’il s’agisse d’ajouter une nouvelle catégorie d’actions ou un nouveau site – nécessite un audit d’extension dédié. Cette règle est fixée par l’arrêté ministériel du 6 juin 2019 (article 9) : l’organisme sollicite l’extension de son champ de certification auprès de son certificateur ( CAPCERT ), puis un audit d’extension est mis en œuvre pour la (ou les) catégorie(s) concernée(s).
Cet audit peut être réalisé à tout moment du cycle de certification et se déroule selon les mêmes principes qu’un audit initial, mais limité au nouveau périmètre. Le certificateur prend en compte le dernier bilan pédagogique et financier de l’organisme pour déterminer la durée nécessaire à l’audit.
En pratique, les étapes clés d’une extension de certification sont les suivantes :
- Demande d’extension : l’organisme adresse officiellement au certificateur sa volonté d’ajouter une nouvelle catégorie d’action (ou un nouveau site).
- Audit d’extension : le certificateur réalise un audit ciblé sur la nouvelle catégorie ou les nouveaux sites. Pour les catégories, l’audit portera uniquement sur les indicateurs du RNQ applicables à la catégorie ajoutée. Pour un site, l’audit ne concerne que ce site (échantillonnage minimal). En tous cas, le déroulement de cet audit est analogue à un audit initial limité au périmètre d’extension.
- Mise à jour du certificat : si l’audit d’extension est concluant, le certificat Qualiopi de l’organisme est amendé pour inclure la nouvelle catégorie ou l’adresse du site ajouté. La date de fin de validité du certificat n’est pas prolongée par l’extension : le certificat amendé reste valide jusqu’à la date initiale. En revanche, les audits futurs (surveillance, renouvellement) tiendront compte du champ élargi (contenu de l’audit, durée).
Extension par ajout de catégorie d’action
Lorsque l’organisme souhaite élargir sa certification à une nouvelle activité (par exemple ajouter la VAE ou l’apprentissage à un OF déjà certifié pour d’autres actions), il doit demander un audit d’extension pour cette catégorie. Cet audit vise strictement les indicateurs qualitatifs relatifs à la nouvelle catégorie : l’auditeur vérifie la mise en place des processus adaptés (parcours de bilan, accompagnement VAE, modalités d’apprentissage, etc.) sans ré-auditer les activités déjà certifiées. Le processus d’extension est encadré par l’arrêté ministériel (article 9) qui stipule que l’audit d’extension suit les mêmes règles qu’un audit initial dans le périmètre élargi. En somme, chaque nouvelle catégorie ajoutée nécessite un audit spécifique.
Par exemple, un CFA certifié Qualiopi uniquement pour l’apprentissage qui souhaite proposer des bilans de compétences doit faire valider cette nouvelle activité via un audit d’extension. Si l’audit confirme la conformité du dispositif de bilan aux indicateurs Qualiopi, le certificat sera réémis pour couvrir à la fois l’apprentissage et les bilans de compétences.
À noter : la seule alternative pour étendre la durée de validité du certificat serait de repasser un audit initial sur l’ensemble des activités, mais ceci reste une procédure distincte.
Extension par ajout de site (périmètre géographique)
L’extension peut aussi concerner l’ajout d’un nouveau site (adresse) dans le périmètre certifié. On distingue deux cas :
Organisme déjà multi-sites : si l’organisme est certifié « multi-sites » et qu’il ouvre un nouveau site (délégation, succursale, nouvelle agence…), il peut demander un audit d’extension dédié à ces sites. L’audit se focalisera uniquement sur les nouveaux site(s), généralement à raison d’une demi-journée d’audit par site supplémentaire. Si l’audit est concluant pour chaque site, le certificat Qualiopi est réémis en y incluant l’adresse de ces site(s). Les futurs audits de surveillance ou de renouvellement intégreront désormais tous les sites (anciennement certifiés et nouveaux) dans l’échantillonnage.
Passage de mono-site à multi-sites : si l’organisme était initialement mono-site et souhaite devenir multi-sites, il n’y a pas de simple audit d’extension. Dans ce cas, l’organisme doit faire une nouvelle demande de certification multi-sites. Un audit initial multi-sites sera réalisé, portant sur le site « central » et sur un échantillon incluant le(s) nouveau(x) site(s) (en pratique, 0,5 j par site échantillonné). À l’issue de cet audit initial, le certificat multi-sites couvre alors l’ensemble des adresses (existant et nouvelles). En revanche, il est formellement interdit de retirer un site du périmètre certifié par simple audit d’extension. Tout changement de périmètre se fait par ajout ; la sortie d’un site exigerait une procédure de transfert ou de retrait séparée.
Points clés du cadre réglementaire
L’ensemble de ces règles est défini par l’arrêté du 6 juin 2019 (modifié en 2023) relatif aux audits Qualiopi. L’article 9 précise que l’organisme candidateur formalisera son souhait d’extension auprès de son organisme certificateur, qui mettra en œuvre l’audit d’extension à tout moment du cycle de certification et conformément au déroulement d’un audit initial dans le périmètre de l’extension. Le même article impose de prendre en compte le dernier bilan pédagogique et financier pour déterminer la durée de l’audit d’extension. En cas de décision favorable, le certificat est mis à jour et le plan d’audit futur est ajusté. Cette démarche garantit que, pour chaque nouvelle catégorie ou site ajouté, les exigences qualité spécifiques sont correctement évaluées.
En résumé, l’audit d’extension est le processus officiel pour élargir la portée d’une certification Qualiopi. Chaque nouvelle catégorie d’action ou site ajouté fait l’objet d’un audit ciblé, afin de vérifier la conformité aux critères du RNQ propres à ces activités. Cette procédure, bien encadrée par l’arrêté ministériel, permet à l’organisme d’étendre sa certification tout en maintenant l’intégrité du système qualité. L’enjeu final est de rendre l’ensemble des actions de formation de l’organisme éligibles aux financements publics ou mutualisés, en garantissant leur qualité selon les standards Qualiopi.