Le processus de certification Qualiopi est essentiel pour les organismes de formation qui souhaitent garantir la qualité de leurs prestations et accéder à des financements publics. Toutefois, au cours de l’audit, certains organismes peuvent se retrouver en situation de non-conformité. Cette situation soulève de nombreuses questions, notamment concernant les conséquences pour l’organisme de formation et les actions à entreprendre pour rectifier la situation. Cet article explore les différentes étapes et implications d’un audit Qualiopi non conforme.
La procédure en cas de non-conformité
Lorsqu’un audit Qualiopi révèle des éléments de non-conformité, l’organisme de formation est informé des points qui ne respectent pas les critères du Référentiel National Qualité (RNQ). Il s’agit souvent de manquements dans la gestion de la qualité, dans l’atteinte des objectifs pédagogiques ou dans la mise en place des processus nécessaires. L’auditeur va alors établir un rapport détaillant ces points de non-conformité, avec un délai pour la mise en conformité.
Les types de non-conformités
Il existe plusieurs types de non-conformités, généralement classées en trois catégories : mineures, majeures. Les non-conformités mineures sont des écarts limités, souvent corrigibles dans un délai relativement court. Les non-conformités majeures, quant à elles, représentent des problèmes plus importants qui peuvent affecter l’intégrité du processus de certification et nécessitent des actions correctives sérieuses.Les conséquences d’un audit non conforme
Les conséquences d’un audit non conforme varient en fonction de la gravité des écarts constatés. Si les non-conformités ne sont pas corrigées dans le délai imparti, l’organisme peut se voir refuser la certification Qualiopi. Cependant, dans certains cas, une nouvelle évaluation peut être organisée après la mise en place des actions correctives nécessaires. En fonction des résultats de cette nouvelle évaluation, l’organisme pourra obtenir ou non sa certification.
Les actions à entreprendre pour se mettre en conformité
Les actions à entreprendre pour se mettre en conformité
Lorsqu’un audit Qualiopi révèle des non-conformités, l’organisme doit agir rapidement pour rectifier les écarts et renforcer la qualité de ses processus internes.
Analyser les non-conformités identifiées
L’organisme doit d’abord analyser les écarts signalés par l’auditeur. Cela permet de comprendre les raisons des non-conformités, qu’il s’agisse de problèmes de documentation ou d’application des processus, et de cibler les actions correctives à entreprendre.
Revoir les processus internes
Il est nécessaire de réévaluer les processus internes, notamment ceux liés à la gestion administrative ou à l’évaluation des formations, afin de comprendre où les exigences du RNQ n’ont pas été respectées.
Mettre en place des actions correctives
Chaque non-conformité nécessite une action corrective spécifique. Cela peut inclure la révision de procédures, la mise à jour de critères d’évaluation, ou l’ajustement des modalités de formation. Il est essentiel que ces actions soient bien documentées.
Former et sensibiliser le personnel
Si les non-conformités résultent de méconnaissances des critères du RNQ, des formations doivent être organisées pour le personnel, afin de garantir la conformité des processus.
Documenter les preuves de conformité
Il est crucial de collecter et de documenter des preuves tangibles des actions correctives mises en place, comme des rapports de suivi ou des mises à jour de documents internes, afin de valider la conformité lors du prochain audit.
Préparer un audit de suivi
Avant l’audit officiel, il est recommandé de réaliser un audit interne ou un audit blanc pour tester la conformité des nouvelles pratiques et s’assurer qu’aucune non-conformité ne subsiste.
Conclusion
Un audit Qualiopi non conforme peut être un obstacle de taille pour un organisme de formation, mais cela ne signifie pas pour autant la fin du processus de certification. En identifiant rapidement les non-conformités et en mettant en œuvre un plan d’action efficace, il est possible de se remettre sur la voie de la conformité. L’important est d’agir rapidement pour corriger les écarts et garantir que les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ) soient respectées, assurant ainsi la validité de la certification à long terme.