La certification Qualiopi est une norme de qualité destinée aux organismes de formation, visant à garantir la conformité de leurs prestations aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). Obligatoire pour tous les prestataires souhaitant bénéficier de fonds publics ou mutualisés, cette certification repose sur un audit réalisé par un organisme certificateur accrédité.
L’audit Qualiopi se déroule en trois étapes principales au cours du cycle de certification : l’audit initial, l’audit de surveillance et l’audit de renouvellement. La durée de ces audits varie selon plusieurs critères.
Les critères influençant la durée d’un audit Qualiopi
Plusieurs éléments déterminent la durée d’un audit Qualiopi, notamment :
1. Le chiffre d’affaires de l’organisme de formation
Le chiffre d’affaires annuel de l’organisme influence la durée de l’audit. Plus l’entreprise a un chiffre d’affaires élevé, plus la durée d’audit sera importante. Voici les seuils appliqués :
- Moins de 150 000 € : l’audit dure 1 journée
- Entre 150 000 € et 750 000 € : l’audit dure 1,5 jours
- Plus de 750 000 € : l’audit dure 2 jours
2. La catégorie d’action de formation
Qualiopi couvre différents types d’actions de formation :
- Actions de formation classiques
- Bilans de compétences
- Validation des acquis de l’expérience (VAE)
- Apprentissage
Si l’organisme propose plusieurs types d’actions, la durée de l’audit peut être allongée pour vérifier la conformité de chaque catégorie.
3. Le nombre de sites (multi-sites)
Lorsqu’un organisme de formation possède plusieurs sites, la durée de l’audit est ajustée en fonction d’un échantillonnage de ces sites. La méthode de calcul varie selon le type d’audit :
- Audit initial et de renouvellement : le nombre de sites audités est déterminé par la racine carrée du nombre total de sites, arrondi à l’entier le plus proche.
- Audit de surveillance : au moins un site non audité précédemment est inclus dans l’audit. Si l’organisme possède plus de 6 sites, le calcul est effectué en multipliant la racine carrée du nombre total de sites par 0,6 (arrondi à l’entier le plus proche).
Exemple :
- Un organisme possédant 9 sites devra faire auditer 3 sites lors d’un audit initial ou de renouvellement (√9 = 3).
- Pour un audit de surveillance, seulement 2 sites seront audités (√9 × 0,6 = 1,8, arrondi à 2).
Gestion des non-conformités : Si une non-conformité majeure est identifiée sur un site, l’organisme doit analyser si les autres sites sont concernés et mettre en place des actions correctives. Si ces dernières sont insuffisantes, la certification peut être suspendue pour l’ensemble des sites.
Ajout de nouveaux sites : Lorsqu’un organisme multi-sites souhaite ajouter de nouveaux sites à son certificat, un audit complémentaire est requis. Le nombre de nouveaux sites audités est calculé selon la racine carrée du nombre de nouveaux sites, arrondie à l’entier le plus proche. L’audit inclut également une vérification de la fonction centrale de l’organisme.
Si un organisme monosite ouvre un nouveau site, il doit refaire une demande de certification Qualiopi, engendrant un nouveau cycle d’audit. Si ce nouveau site propose une catégorie d’action différente, l’organisme doit en plus demander une extension de certification.
4. Le statut de l’organisme (nouvel entrant ou renouvellement)
Un organisme demandant une première certification sera soumis à un audit plus approfondi (audit initial), tandis qu’un organisme déjà certifié aura des audits de suivi plus courts.
Durée des audits pour chaque étape du cycle Qualiopi
1. L’audit initial
L’audit initial est la première étape du processus de certification. Sa durée dépend des critères précédemment cités et varie en moyenne entre :
- 1 jour pour un organisme de petite taille (moins de 150 000 € de CA)
- 1,5 jour pour un organisme intermédiaire
- 2 jours ou plus pour un organisme plus important
Il vise à évaluer la conformité de l’organisme avec les exigences du RNQ.
2. L’audit de surveillance
L’audit de surveillance a lieu entre 14 et 22 mois après l’audit initial. Il est plus court que l’audit initial et a pour but de vérifier la mise en œuvre des procédures Qualiopi dans le temps. Sa durée est généralement de :
- 0,5 à 1 jour pour les petits organismes
- 1 à 1,5 jour pour les organismes plus importants
3. L’audit de renouvellement
Cet audit a lieu 3 ans après l’audit initial et permet de prolonger la certification. Il est plus proche de l’audit initial en termes de durée :
- 1 à 1,5 jour pour un organisme de petite taille
- Jusqu’à 2 jours pour les structures plus grandes
Il vise à confirmer la conformité continue de l’organisme aux critères Qualiopi.
Conclusion
La durée des audits Qualiopi dépend de plusieurs facteurs tels que le chiffre d’affaires, la catégorie d’action de formation, le nombre de sites et le statut de l’organisme. Bien comprendre ces critères permet aux organismes de formation de mieux préparer leur audit et d’optimiser leur démarche de certification.
Anticiper la durée et les exigences de chaque audit est essentiel pour garantir une certification réussie et pérenne !