La certification Qualité Qualiopi, instaurée par la loi « Avenir professionnel » du 5 septembre 2018, représente une marque de qualité pour les prestataires de formation professionnelle. Elle atteste la qualité des processus de développement des compétences et est délivrée par des organismes accrédités.
Les organismes de formation sont fortement motivés à être certifiés Qualiopi car cette certification leur permet d’accéder à des financements publics ou mutualisés. Elle garantit surtout aux bénéficiaires la qualité des formations et renforce la crédibilité des organismes certifiés.
Pour obtenir le sésame de cette certification, il faut en passer par un audit qualiopi.
Qui dit audit Qualiopi, dit objectifs. Les principaux objectifs de Qualiopi sont au nombre de 3 :
- la vérification de la conformité aux exigences de qualité,
- l’amélioration continue des prestations,
- la garantie d’une transparence et d’une efficacité accrues des actions de formation.
Mettre en place la certification Qualiopi, c’est améliorer la qualité et la transparence du système de formation professionnelle.
Pour rappel Qualiopi remplace plusieurs anciens dispositifs de certification, comme Datadock.
Qu’est-ce que la certification Qualiopi ?
La certification Qualiopi est devenue une référence incontournable pour les organismes de formation en France. Elle assure la qualité des prestations et rassure aussi bien les entreprises que les particuliers quant à la conformité des formations proposées.
Qu’est-ce que l’audit Qualiopi ?
L’audit Qualiopi vise quant à lui à évaluer la conformité des organismes de formation aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). Cette certification est obligatoire pour tous ceux qui souhaitent bénéficier de fonds publics ou mutualisés. L’audit externe réalisé par un certificateur accrédité (il y a d’abord un 1er audit de certification et ensuite un audit de renouvellement) sert à vérifier que l’organisme répond aux 7 critères imposés par le RNQ.
Les objectifs de l’audit Qualiopi
L’objectif principal de l’audit est d’assurer, avec un rapport d’ audit précis, la qualité des actions de formation professionnelle continue. Il s’agit d’une démarche basée sur des éléments factuels permettant de garantir la montée en compétence des apprenants. Elle concerne non seulement les formations mais également les bilans de compétences, la VAE (Validation des acquis de l’expérience) et l’apprentissage.
Les enjeux pour les organismes de formation
L’obtention de la certification Qualiopi est synonyme de reconnaissance officielle de la qualité des services offerts. La crédibilité de l’organisme est renforcée, lui permettant ainsi de se démarquer dans un secteur hautement compétitif. Comme nous l’avons dit, cela ouvre la porte aux financements publics et mutualisés (CPF, OPCO, etc.).
Quels sont les critères d’évaluation de Qualiopi ?
Les critères d’évaluation de Qualiopi reposent sur 7 principaux axes définissant la qualité d’une prestation de formation. Ces critères sont déclinés en 32 indicateurs clairs et mesurables, chaque indicateur ayant des modalités spécifiques selon le type de prestataire (actions de formation, bilan de compétences, VAE).
Développer des contenus adaptés
Ce critère se concentre sur l’adéquation entre les besoins des bénéficiaires et les prestations dispensées. Les programmes doivent être individualisés et tenir compte des spécificités de chaque public visé.
Maitrise des compétences nécessaires
Ce critère vérifie la qualification et l’expérience des formateurs ainsi que leur déroulement pédagogique. Assurer la montée en compétence des animateurs contribue directement à la qualité des formations offertes.
Dispositif d’accueil
Il s’agit ici d’assurer une prise en charge efficace de chaque bénéficiaire, depuis l’information initiale jusqu’au suivi post-formation. Cela inclut l’intégration d’un dispositif d’accueil, ainsi qu’un cadre matériel adapté.
- Adéquation des moyens pédagogiques aux besoins des stagiaires
- Soutien administratif assistant pendant toute la durée de la formation
- Outils et équipements appropriés
Comment se préparer efficacement à un audit Qualiopi ?
Se préparer à un audit Qualiopi implique plusieurs étapes préparatoires essentielles. Celles-ci permettent de mettre en lumière les forces et faiblesses de votre organisme, et ainsi d’optimiser vos chances de réussir l’audit.
Diagnostic initial
Réaliser un diagnostic interne complet permet d’identifier les écarts entre vos pratiques actuelles et les exigences du référentiel national qualité Qualiopi. Cette auto-évaluation préliminaire vous prépare à perfectionner vos processus.
Formation des équipes
Impliquer et former toutes les équipes concernées est primordial. Chaque membre doit être informé des nouvelles procédures mises en place et comprendre l’importance de chaque critère. Des sessions de sensibilisation peuvent être organisées pour expliquer les attentes précises relatives à chaque indicateur.
Mise en place de processus documentés
Élaborer et formaliser des processus de certification pour répondre efficacement aux critères du référentiel est crucial. Il faut créer des documents traçables, tels que des fiches de postes, des descriptions détaillées de prestations, des preuves de communication avec les clients, etc. Ces documents serviront de preuve lors de l’audit.
Préparation avec CAPCERT
En amont de chaque audit, CAPCERT demandera au prospect ou au client de lui fournir les éléments suivants :
- KBIS
- Organigramme
- Récépissé de déclaration d’activité
- Dernier bilan pédagogique et financier
- Liste des actions réalisées au cours de l’année écoulée
Un point sur les différents audits Qualiopi
audit de certification ou audit initial :
- l’audit de certification Qualiopi est une évaluation initiale visant à vérifier la conformité d’un organisme de formation aux exigences du référentiel national qualité
audit de surveillance :
- l’audit de surveillance Qualiopi est une vérification périodique pour assurer la conformité continue aux normes de qualité après l’obtention de la certification initiale.
audit complémentaire :
audit complémentaire :
- l’audit complémentaire Qualiopi intervient pour vérifier la mise en conformité suite à des non-conformités majeures détectées lors d’un audit initial ou de surveillance et des actions correctives à mettre en place.
audit de renouvellement :
- l’audit de renouvellement Qualiopi évalue la conformité d’un organisme de formation avant l’expiration de la certification pour garantir la continuité de la qualité des prestations.
Quels sont les bénéfices de la certification Qualiopi ?
Différentes raisons justifient l’intérêt de réaliser un audit Qualiopi et d’obtenir la certification. Celle-ci présente des avantages significatifs autant pour les organismes que pour leurs bénéficiaires.
Accès aux financements publics et mutualisés
Avec la certification Qualiopi, les organismes déclarés référençables peuvent obtenir des financements via diverses voies comme le CPF, les OPCO, et autres fonds publics. Ce soutien financier est essentiel pour attirer davantage d’apprenants.
Renforcement de la notoriété et de la crédibilité
Être certifié Qualiopi est un gage de qualité reconnu par le marché. Cela renforce la réputation de l’organisme de formation, rendant ses offres plus attrayantes pour les entreprises et les individus cherchant des services fiables et conformes aux standards les plus élevés.
Amélioration continue
Grâce à l’audit régulier, les structures de formation sont constamment encouragées à maintenir et améliorer leurs standards de qualité. Cela favorise une démarche d’ amélioration continue avec la mise en œuvre d’un plan d’ actions au sein de l’organisation, garantissant le maintien et même l’élévation des niveaux de compétence délivrés.
Quelles sont les étapes après l’obtention de la certification ?
Une fois la certification obtenue, le travail ne s’arrête pas là. Plusieurs actions sont à entreprendre pour sécuriser cette habilitation et en maximiser les retombées positives sur le long terme.
Maintenir la conformité
Il convient de continuer à respecter les exigences décrites dans le référentiel. Pour cela, des audits réguliers sont planifiés, généralement tous les 18 mois. Ces contrôles périodiques servent à vérifier si l’organisme maintient la mise en œuvre des pratiques validées lors de l’audition initiale.
Communication et promotion
Savoir utiliser efficacement cette certification comme argument marketing est stratégique. Communiquer clairement sur cette valeur ajoutée permet de renforcer sa visibilité et d’attirer de nouveaux publics. Le logo Qualiopi peut notamment être affiché sur tous les supports de communication de l’organisme.
Préparation au renouvellement
La certification Qualiopi a une validité de trois ans. Afin de réduire les risques de surprise lors du renouvellement, il est conseillé d’effectuer régulièrement des audits internes et la mise à jour des process. Une bonne anticipation garantit que l’organisme reste toujours aligné avec les exigences requises et facilite les démarches de renouvellement.
Cet aperçu détaillé devrait aider à mieux comprendre l’audit Qualiopi et tout ce qui entoure cette certification. En intégrant ces bonnes pratiques, chaque organisme de formation sera plus à même de réussir son audit en respectant minutieusement les étapes et les critères établis.
A retenir sur l’Audit Qualiopi
Qualiopi est le nouveau référentiel national de certification qualité qui s’applique désormais à tous les organismes de formation, qu’ils proposent des formations continues, en apprentissage ou encore des bilans de compétences.
Qualiopi garantit la qualité des prestations de formation tout en permettant aux organismes de bénéficier de financements publics. Et pour réussir l’audit, la préparation rigoureuse ainsi que l’implication des équipes ne sont pas à négliger !
Pour obtenir cette certification, les organismes de formation doivent respecter certains critères stricts et doivent d’abord passer par un audit de certification réalisé par un organisme certificateur agréé (=démarche de certification). Cet audit examine en détail les différents processus mis en place par l’organisme à savoir l’évaluation des formations, la conception des programmes, ou encore la qualification des intervenants.
Cela leur permettra de proposer des programmes de formations qualitatifs dans leurs domaines d’expertise : centre de formation, organismes de formation continue, prestataires de formation pourront mettre en place des pratiques de formation exemplaires. Ils seront ainsi mieux à même de répondre aux attentes des apprenants en matière de formation professionnelle (formation de qualité).
Les organismes de formation doivent se préparer pour obtenir cette certification Qualiopi. C’est important s’ils veulent rester compétitifs sur le marché de la formation professionnelle !
À l’issue de cet audit initial, une réunion de clôture se tient, et décision de certification est prise. Ensuite, l’organisme fait l’objet d’une surveillance Qualiopi régulière, avec des audits de suivi (audit complémentaire), pour s’assurer qu’il continue de respecter les exigences du référentiel.
Au final, cette certification Qualiopi est très intéressante pour les centres de formation, qui peuvent ainsi valoriser la qualité de leurs prestations et rester compétitifs. C’est aussi une belle opportunité pour eux de revoir leurs processus et d’améliorer si besoin la qualité de leurs formations. C’est le moment pour eux de s’y mettre sans tarder !
Faire appel à un organisme certificateur Qualiopi, c’est maintenant !